(Just) managing to collaborate: Een veelvoud aan doelen en wantrouwen en vertrouwen bij samenwerken.
Onlangs heb ik, Ard Hordijk, een samenwerking tussen twee organisaties geëvalueerd. In de interviews kwam een aantal dilemma’s naar voren die ik een maand daarvoor had besproken tijdens een college in het Public&Private MBA programma op Nyenrode; onderdeel van de module Duurzame Transitie en Stewardship.
Dilemma’s bij samenwerken
Voor dat college was ik de theorie ingedoken en met name weer geboeid geraakt door het boek ‘Managing to collaborate‘ van Chris Huxham en Siv Vangen .
Een mooi boek omdat het geen vijf-stappenplan geeft voor hoe samenwerking ‘even te doen’, maar dilemma’s uit de praktijk beschrijft. Dat levert veel herkenning op. Ook geven de auteurs suggesties hoe om te gaan met de complexiteit van samenwerken. De titel verwijst naar het managen van een samenwerking, maar ook naar hoe moeilijk het is om goed samen te werken, “Just managing to collaborate”, dat het je maar net lukt. Grappig genoeg is hun belangrijkste advies rond samenwerken: “Don’t do it, unless you have to or the advantages of collaboration are really clear”.
In deze blog licht ik twee van de door Huxham beschreven dilemma’s toe die in de evaluatie sterk naar voren kwamen, namelijk rond doelen en rond vertrouwen.
We moeten gezamenlijke doelen hebben, maar er zijn veel verschillende doelen en we kunnen het niet eens worden
In de evaluatie-interviews vroeg ik als eerste naar de doelen van de samenwerking. Opvallend was dat niemand hetzelfde lijstje doelen noemde, hoewel sommige doelen wel door verschillende mensen genoemd werden. Uit het praktijk onderzoek van Huxham blijkt dat dit gebruikelijk is. Hij heeft een heel aantal verschillende soorten doelen geïdentificeerd. Deze verschillende soorten doelen werden ook door onze geïnterviewden genoemd. Sommige doelen waren expliciet beschreven. Andere doelen waren meer impliciet. Sommige daarvan onbewust impliciet en sommige bewust, de zogenaamde ‘hidden agenda’s’. Sommige genoemde doelen waren meer de belangen van de organisatie zelf en niet zozeer doelen van de samenwerking . Ook bleek dat één van de doelen te maken had met het voldoen aan de verwachtingen van een belangrijke aandeelhouder, dus meer een doel dat ingegeven is door een derde belangrijke en externe partij.
Volgens Huxham is van belang om al die verschillende doelen en onderliggende belangen in ieder geval allemaal in kaart te brengen, explicieter te maken en je er bewust van te zijn om ermee te kunnen werken.
Vertrouwen is belangrijk, maar we vertrouwen elkaar eigenlijk niet
In het begin van de samenwerking was er weinig vertrouwen. Nu is er na een aantal jaar op bestuurlijk vlak vertrouwen gebouwd. In de operatie is er minder vertrouwen, met name door cultuurverschillen. Beide organisaties zijn gewend om iets op een bepaalde manier te doen en willen die manier van doen ook in de samenwerking volhouden. Vanuit een Spiral Dynamics bril bleek dat een organisatie een meer zakelijke ORANJE oriëntatie had en de andere een meer BLAUWE bureaucratische oriëntatie. Dit leidde zeker in het begin tot spanningen en deed het vertrouwen geen goed. Recentelijk hebben de organisaties deze issues bespreekbaar gemaakt en pragmatisch naar oplossingen gezocht. Hierdoor was het vertrouwen weer enigszins toegenomen.
Trust building loop
Als het vertrouwen laag en de samenwerking ambitieus is, vraagt het volgens Huxham veel inspanning en tijd om de samenwerking in goede banen te leiden. Het bleek dat de organisaties die ik onderzocht dat onderschat hadden. Een belangrijke geleerde les was dat het veel meer tijd en aandacht had gekost dan ze van te voren dachten. Huxham raadt aan om in een situatie van weinig vertrouwen, als dat kan, met kleinere meer algemenere doelen te beginnen. Als die doelen slagen, wennen partijen aan elkaar, groeit het vertrouwen en kun je ambitieuzere en concretere doelen stellen. Huxham noemt dit de “trust building loop”. In sommige situaties kan dat niet anders en vraagt de context om ambitieuze doelen. Dan is het belangrijk voorbereid te zijn en voldoende tijd en capaciteit te hebben voor de samenwerking.
Natuurlijke volgende stap
Gezien het vertrouwen dat er opgebouwd was en de meer algemene doelen van het begin, hebben we de organisaties geadviseerd de natuurlijk volgende stap te zetten in de samenwerking; het scherper formuleren van de doelen en ieders verantwoordelijkheden. We hebben ze ook aangeraden voldoende tijd en capaciteit vrij te maken “to manage to collaborate”.