Oliver Valves: Holacracy voor hoogwaardige hogedrukafsluiters

Snel kunnen groeien, met WOW service en persoonlijke vervulling centraal. Op zoek naar een besturingssysteem dat daarbij past kom ik, geïnspireerd door Zappos, uit bij Holacracy. Kunnen jullie ons bij de implementatie van Holacracy begeleiden, en ons daarbij ook ondersteunen in het ‘warme’ stuk, wat het met de mensen doet?

Raëma de Lange

Directeur van Oliver Valves Nederland

 

Oliver Valves in Papendrecht levert hoogwaardige hogedrukafsluiters voor de olie en gassector. Directeur Raëma de Lange ziet hoe snel de markt verandert en dat bedrijven daar adequaat op in moeten spelen: “Om succesvol te worden en te blijven moet je op zoek naar bestuursvormen en operations waarbij de purpose centraal staat.” Hij verwacht volwassen ondernemerschap van alle werknemers en wil dat ze flexibel en snel sub-ondernemingen gaan starten. Aan Synnervate de vraag om hem bij deze opbouw van zijn bedrijf te ondersteunen.

 

Beter en anders dan top-down

Raëma was op zoek naar een passend besturingssysteem en voelde zich erg geïnspireerd door online schoenverkoper Zappos die geheel volgens Holacracy werkt: Ik ben top-down opgeleid en getraind als manager, maar vond daar geen persoonlijke vervulling in. Ik wilde het beter en anders gaan doen, ook met het oog op de groei van het bedrijf. We zijn 6 jaar geleden gestart met 2 , maar nu met 12 werknemers. Ik wilde niet automatisch het oude systeem volgen, maar een nieuwe basis bouwen die later eenvoudig op te schalen is. Ik zie Holacracy als een kans! Ik wil op basis van gelijkwaardigheid samen een bedrijf opbouwen, in plaats van de oude hiërarchische baas-werknemer verhouding. En daar zaten we toch in. Het team zag mij als de beslisser, de oplosser en ik vond die rol ook wel prettig. Het was gewoonte, we hielden elkaar in onze comfortzone. Holacracy helpt ons daar niet weer in te vervallen.”

 

Het traject is gestart in oktober 2016 met de ondertekening van de Holacracy Constitutie. Deze hangt nu in A0  formaat op een prominente plaats in het kantoor. Iedere week is er een Tactical Meeting en eens per twee weken een Governance Meeting. Raëma verwacht dat Holacracy faciliteert om naar een volwassen, zelfsturend team toe te groeien en dat individuen zich zien als gelijkwaardige partners en zelfbewustzijn ontwikkelen: “Holacracy is een tool om je rol autonoom te vervullen en zelfsturend te zijn. Het is een fantastische discipline waarin je leert om niet terug te vallen in oude gewoonten. In Holacracy word je gewezen op de keuzes die je hebt.”

 

Zichtbare veranderingen

De eerste maanden hebben al geleid tot grote veranderingen. Er kwam veel boven tafel, vooral rond allerlei verwachtingen die men van elkaar had. Dit heeft geleid tot veel meer duidelijkheid. De cultuur was er één van een warme start-up waarbij ieder bij de familie hoorde. Onderscheid leren maken tussen soul en role bleek erg verhelderend. Het resultaat is meer elan en energie in de samenwerking. Eén iemand gaat weg omdat hij zich niet kan vinden in het nieuwe systeem. Dat is pijnlijk maar soms ook onvermijdelijk.

 

Raëma: “Het bewustzijnsniveau in ons werk is aanzienlijk verhoogd. We hebben alles teruggebracht naar rollen en de autoriteit daarvan. Dat heeft veel impact gehad. De belangrijkste verandering is het doorbreken van het oude mechanisme waarin ik toch stiekem het baasje ben en mensen dingen bij mij neerlegden. Die rolverdeling is er niet meer. Nu zit ik soms bij een meeting en denk: ben ik nog ergens voor nodig? Dat is best even wennen!“

 

Holacracy faciliteert om spanningen te benoemen, in te brengen en op een open manier af te handelen. Voorheen was dat moeilijk omdat er geen ‘route’ voor was. Het wordt nu gewoon ingebracht. Men spreekt elkaar meer aan. De mentaliteit, de openheid die er nu is, is bijna magisch en gaat verder dan Holacracy an sich. Die openheid is nodig om verder te komen. Juist de structuur maakt heel veel mogelijk. Het was ook wel een zoekproces in het begin. Raëma: “Dan had ik kritiek op hoe iemand zijn rol vervult. Uit respect voor de autonomie van de rol durfde ik daar dan niets over te zeggen. Maar ik heb toch een mening. Ik heb nu geleerd dat bij Holacracy alles er mag zijn. Je mag zeggen wat je ervan vindt, maar niet de rol overpakken. De autonomie ligt bij degene die de rol heeft. Mensen zeggen nu: bedankt voor je advies en ik doe het toch zo. Dat heeft duidelijkheid gecreëerd.”

 

De rol van Synnervate

Raëma is erg blij met de ondersteuning van Synnervate bij de invoering van Holacracy in zijn bedrijf: “Ik was op zoek naar iemand die goed kan schakelen. Want voor mij is het onderscheid tussen souls (tribe) en roles (organisatie) erg essentieel en ze verdienen beide aandacht. Holacracy is investeren in de organisatie en dat brengt helderheid, maar we moeten ook in de tribe blijven investeren. Een coach moet voor mij ook feeling hebben met dat stuk. Ik had niemand beter kunnen treffen dan Jasper. Hij heeft een brede achtergrond met Spiral Dynamics integral en andere interesses en tools die hij meeneemt. Jasper is een fantastische coach. Hij is empathisch, communiceert goed en neemt de leiding wanneer nodig. Ik ben een nuchter type, maar de verbinding die ik met Jasper heb, gaat verder dan alleen Holacracy, het is een verbinding op een ander niveau. We gaan mooie dingen doen samen. Ik ben heel erg tevreden.”

 

Purpose gedreven

De persoonlijke purpose van Raëma is gericht op de ‘heelheid van mensen’: “De Corporate World is zó gefocust op ratio en mannelijke energie, we moeten 80% van onszelf thuislaten. Dat levert enorm veel psychische druk op. Mensen moeten hier in heelheid kunnen zijn. Dat is mijn belangrijkste drijfveer. Er is zoveel potentiële energie en kracht beschikbaar. De mensen binnen ons bedrijf ontwikkelen zich, ze worden sterker en daarmee wordt het bedrijf sterker”.

 

De purpose van Oliver Valves is nadrukkelijk business-gerelateerd (WOW! Supply of sustainable flow control solutions). Natuurlijk wordt er in een gezond bedrijf geld verdiend, maar wholeness of business omvat zoveel meer dan dat. Het betekent dat Oliver Valves, veel meer dan gebruikelijk is in de sector, inzet op samenwerking en partnership met klanten en leveranciers. En dat werkt! Raëma: “We werken nu intensief samen met onze grootste klant in Nederland. Een échte partnership, waarbij zij hebben gekozen voor één leverancier voor alle instrumentatieafsluiters. Samen leren en ontwikkelen. Zo werken we samen aan kostenoptimalisatie en verbetering van processen. Beiden winnen we hierbij: zij willen ‘de beste’ zijn en wij bouwen aan het realiseren van onze purpose. Zolang er nog olie en gas nodig is, willen wij zo duurzaam mogelijke oplossingen bieden. En we kiezen voor een emotionele impact op de mensen. De WOW-factor. Dat zijn de meeste klanten niet zo gewend. Dit is een koude, niet zo service gerichte branche waar de klant meestal niet erg centraal staat. Maar wij zorgen er wel voor dat onze partner de juiste materialen op tijd in huis heeft en denken mee in oplossingen. Men is best bereid om te investeren in werkelijke toegevoegde waarde.”

 

Binnen de Olie & Gas branche gaat het de laatste paar jaar slechter, o.a. vanwege de lage olieprijs. Dat leidt tot urgentie. Het Papendrechtse bedrijf laat in diezelfde periode echter evidente groei zien. Er is verbazing: hoe kan dat nou? Dat biedt een opening om te vertellen hoe zij werken. Zo heeft het management van de fabriek in Manchester al aangekondigd met een afvaardiging op bezoek te willen komen, met als belangrijke vraag: wat kunnen we van jullie leren?

 

De natuurlijke volgende stap

De volgende stap voor dit bedrijf is heel veel blijven oefenen met Holacracy en tegelijkertijd investeren in andere benaderingen zoals Spiral Dynamics integral: daarmee kunnen de souls sterker worden en zich ontwikkelen om zo beter hun roles te dienen. Verder is een nieuw bedrijf opgericht van waaruit potentiële partners/klanten ondersteund gaan worden om hun organisatie te vitaliseren en processen te begeleiden. Ze doen dat kosteloos opdat ze samen kunnen groeien als partners in de samenwerking en zo meer zakelijke successen kunnen behalen: stevige, gezonde en duurzame business. Raëma: “Belangrijk is dat we de eerst volgende stap identificeren en langzamerhand naar volwassenheid toegroeien. We denken geen zes stappen vooruit, we doen niet meer aan voorspellingen. Wat er nu is, is er nu.”