Teamcoaching Veluwse Onderwijsgroep

“Iedereen had z’n eigen interne klanten en werkte op een eigen eilandje”

 Debbie van Wissen, adviseur ARBO en gezondheid van de Veluwse Onderwijsgroep.

 
 

De Veluwse Onderwijsgroep is ontstaan uit een aantal fusies en biedt nu onderwijs aan bijna 12.000 leerlingen. Het team P&O bestaat uit vijf adviseurs en zes administratief medewerkers voor de personeels- en salarisadministratie. De fusies, wisseling van managers, verandering in werkwijzen, nieuwe verdeling van het werk, dit alles leidde tot een hoge werkdruk en een minder goede samenwerking. Debbie van Wissen, adviseur ARBO en gezondheid: “Iedereen had z’n eigen interne klanten, werkte op een eigen eilandje en was druk het werk te verstouwen, waardoor we niet optimaal samenwerkten.” Het team wilde graag door Synnervate gecoacht worden op identiteit, visie en samenwerking.

 

Debbie is heel tevreden over de begeleiding van Patricia Aerts: “Ze is kalm en rustig, brengt alles tot de kern terug en houdt daaraan vast. Patricia is consciëntieus en daadkrachtig. Het is heel knap hoe zij ons in de wirwar van processen via de goede paden kon leiden.”

 

Analyse Team met behulp van Spiral Dynamics

Synnervate ontwierp  een tweeledig traject . In Deel 1 lag de focus op de vraag hoe staan we ervoor als team? Met behulp van Spiral Dynamics (SD) is het profiel van ieder individueel en van het hele team in beeld gebracht. Zo werd men zich bewust van de eigen drijfveren en die van andere teamleden en hoe die op elkaar inspelen. Het teambeeld bracht veel duidelijkheid. Binnen dit team was de neiging groot om over  zaken met iedereen denken te moeten overleggen zodat besluitvorming traag plaats vond (Groen) en men had moeite om rechtstreeks te communiceren als er onvrede was (Rood). Het bleek belangrijk om meer aandacht te hebben voor heldere procedures/afspraken (Blauw), zich daar ook aan te houden en zich te begrenzen naar collega’s uit andere onderdelen (Rood). Ook bleek meer aandacht nodig om aan te sluiten bij de doelen van de directeuren waar de adviseurs voor werken en meer in termen van resultaten afspraken te maken over de werkzaamheden (Oranje-Blauw). Debbie: “Het visuele beeld in de kleuren was heel herkenbaar voor iedereen. Je kon ook goed zien waar het team niet in balans was. We leerden anders te kijken naar elkaar en naar de dienstverlening: het is belangrijk om je gedrag af te stemmen op het profiel van de klant waar je mee te maken hebt. Dit inzicht, deze bewustwording was de eerste stap, Als team van adviseurs wilden we er daarna verder mee: hoe kunnen we de kwaliteiten van eenieder goed inzetten?”

 

Team-coaching

In Deel 2 werd team-coaching aangeboden aan de groep van vijf adviseurs. In vijf bijeenkomsten van vier uur werden belangrijke thema’s besproken zoals besluitvorming en de samenwerking. Debbie: “Dat was heel positief, heel welkom. We hebben technieken geleerd om efficiënt te vergaderen en heldere besluiten te nemen. Er is rust gekomen in het team en we hebben nu respect voor ieders inbreng. Ieders kwaliteiten zijn besproken en ook hoe we die kunnen inzetten. Stel je start met een nieuw project: wie zou je waarvoor vragen? Om welke doelen te realiseren? Ieder heeft sterke en zwakke kanten. Het is goed om dat als een gegeven te zien en elkaar te ondersteunen. De sfeer en de samenwerking zijn 1800 gedraaid! We werken nu echt samen op basis van kwaliteiten.”

 

Bij Teamcoaching ligt het eigenaarschap bij het team. De coach heeft een faciliterende en spiegelende rol. Vanaf het begin heeft de coach bijvoorbeeld steeds elke sessie met één van de teamleden voorbereid. Deze vertelde wat er speelde in het team, hoe de vorige sessie door had gewerkt en wat er vervolgens aan bod moest komen. Voor de teamleden was dit erg belangrijk. Debbie: “Patricia legde de verantwoordelijkheid bij ons neer. Dat was opvallend en het was heel prettig om het zo voor te bereiden. Zo werd het van ons! Het was echt ons eigen leerproces. Dat gaf een grote meerwaarde aan de coach sessies.”

 

Systemisch kijken

Kijken naar de fasen in teamontwikkeling was leidend in de aanpak van de coach evenals de systeemblik. Het team heeft geleerd om steeds naar de teamdynamiek te kijken in plaats van alleen naar de personen. Ze hebben geleerd om echt te luisteren en aan te sluiten bij de ander via samenvatten, en om verschillen in inzichten/gevoelens uit te spreken en die ook te kunnen horen. Debbie: “Ik heb geleerd om echt samen te werken en structuur/technieken voor besluitvorming toe te passen. Ik ben me er bewust van geworden dat mensen soms een heel andere drive en redenen hebben voor hun gedrag dan je in eerste instantie denkt en ik heb geleerd om dat soort aannames te checken. Dat is erg belangrijk omdat dat veel invloed heeft op hoe je met elkaar omgaat. De onderlinge verhoudingen zijn nu veel beter. De vergaderingen gaan totaal anders en zijn gestructureerd met een duidelijke agenda. We zijn respectvol naar elkaar. Het is rustig en prettig. We denken meer na over elkaars kwaliteiten en wat we zelf nog willen leren. We durven aan de ander te vragen: wil jij me daarbij helpen?”

 

Volgende natuurlijke stap

De begeleiding is nu gestopt, maar het proces gaat door. De teamleden zijn allemaal alert op goede samenwerking. Debbie: “We hebben tools gekregen waar we mee verder kunnen. We mogen het oneens zijn met elkaar en spreken dat uit op het moment. We checken aannames: ik denk dat jij… klopt dat? Benoemd in de kleuren: er is meer Blauw en meer balans Oranje-Groen. Binnen het team willen we verder met intervisie. En wat we geleerd hebben, kunnen we als adviseurs meenemen in ons werk.”