Intens en beetje ongemakkelijk

Rotterdams bedrijf start met Holacracy

Orga maakt helikopterdekverlichting, obstructiemarkering voor o.a. windturbines, navigatiehulpmiddelen en remote power supply systemen. De 175-koppige crew werkt vanuit acht verschillende landen aan hoogwaardige en technologisch zeer geavanceerde producten voor de beveiliging van mensen, objecten en het milieu. Patricia Voorwald‑Snijder werkt al dertig jaar bij Orga. Ze groeide mee met de ontwikkeling van de organisatie, en is nauw betrokken bij de implementatie van Holacracy. In elf maanden tijd leerde de organisatie stap voor stap werken volgens dit besturingsmodel. Een intens traject, dat in het begin ongemakkelijk was voor iedereen.

“In de eerste vergadering dachten we ‘dit kan toch helemaal niet efficiënter zijn?’. De strakke vorm was flink wennen. Maar als je dan vergadering na vergadering precies krijgt wat je nodig hebt, en ook weet wat je van wie mag verwachten, veranderen die gedachten naar ‘dit gaat lekker.’ De helderheid die het spreken vanuit rollen oplevert, gaf zoveel rust. Ook de stapsgewijze introductie van Holacracy heeft ons erg geholpen. We hadden gehoord dat je een big bang moest doen, maar daar zagen wij als een berg tegenop. Op deze manier, steeds een nieuw stukje, was het goed te doen.”

Aanpak

Jasper Rienstra en Nick Osborne begeleiden de modulaire adoptie van Holacracy bij Orga. Eerst onderzoeken zij in een aantal readiness surveys welke onderdelen van Orga er klaar voor zijn om met Holacracy te beginnen.

Het adoptieproces wordt vervolgens opgedeeld in periodes van 3 maanden, waarin steeds een nieuw onderdeel van Holacracy geïntroduceerd wordt. Zo ligt de nadruk in de eerste drie maanden op het werken met rollen en het vormen van cirkels, en komt ook het benoemen en verwerken van spanningen aan de orde. De structuur van het werkoverleg wordt pas in de 4e maand geïntroduceerd. De begeleiding die de Holacracy-coaches bieden bestaat uit:

1. Zelforganisatie-adoptie

• directe coaching van de interne Self Organisation Coach van elke cirkel
• een maandelijkse workshop per cirkel
• begeleiding van Holacracy overleggen
• voortgangsmeting
• dynamisch sturen van de zelforganisatie-adoptie-planning per cirkel
• open Q&A’s

2. Professionele ontwikkeling van de medewerkers

• online training voor kernrollen
• online training van nieuwe Holacracy-spelregels en gewoontes
• interne Holacracy Practitioner Training
• Powershift coaching
• workshops naar behoefte

Jasper en Nick delen ook de Holacracy Roadmap, waarin momenten van terugslag in kaart zijn gebracht, die te verwachten zijn bij het doorlopen van het adoptieproces. – Holacracy Roadmap

Opbrengst

Orga is als organisatie beter in staat zich aan te passen aan de ontwikkelingen in de markt. Medewerkers zijn autonomer dan voorheen en de bedrijfscultuur meer open, met steeds meer ruimte voor ieders professionaliteit en talent.

“Er heeft echt een powershift plaatsgevonden. Medewerkers hebben nu autoriteit, wij zijn opgeschoven van managers naar coaches. Het was spannend de oude patronen los te laten, ook omdat we al jaren met een heel hecht team werken, dat gewend was om op basis van consensus beslissingen te maken. Zonder externe coaches hadden we dit nooit gekund. Los van alle nieuwe kennis en workshops zijn er genoeg momenten waarop je denkt: ‘Hoe doe ik dit nu? Ik heb heel veel gereedschappen, maar welke zet ik in?’ We hebben best wel even gezocht naar externe coaches, en hebben heel fijn gewerkt met Jasper en Nick. Ze hebben ons stap voor stap leren oefenen.”

Nog niet iedereen binnen Orga spreekt de Holacracy-taal, omdat de adoptie is begonnen met een kleine groep. Patricia organiseert zelf als coach interne Q&A-sessies om daar verandering in aan te brengen. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het betrekken van alle 175 medewerkers. Dat de adoptie door corona noodgedwongen voornamelijk online plaatsvond, is een voordeel gebleken. Medewerkers uit Maleisië volgen nu ook de workshops en tribe spacesessies.

Holacracy is ook direct toegepast bij de aankoop van het IP (ontwerp- en intellectuele eigendomsrechten) van een Amerikaans bedrijf. Een nieuwe rol, Integratie, onderzocht de mogelijkheden. Wat kunnen we met de kennis die we nu in handen hebben? Inmiddels produceert Orga vanuit Houston navigatiehulpmiddelen, met lokale middelen en mensen. De nieuwe rol wordt weer opgeheven als de integratie voltooid is.

Klanten hebben ondertussen niets gemerkt van het adoptieproces en de vele interne veranderingen bij Orga. Sterker nog, volgens Patricia hebben zij direct baat bij de toegenomen interne helderheid en kalmte, waardoor de aandacht nu nog meer op kwaliteit en relaties gericht is.