Noodsituaties zijn niet te voorspellen, maar de voorbereiding erop wel. Veiligheidsregio Fryslân coördineert de multidisciplinaire samenwerking tussen o.a. brandweer, politie, ambulancedienst, gemeente, bedrijven, defensie en inwoners van Friesland. De Covid-19-besmettingen vragen in 2021 en 2022 veel van de organisatie. Marcel van Wijk begeleidt in deze periode het team dat zorgt voor nieuwbouw en onderhoud van de brandweerkazernes en alle GGD-locaties van Friesland, waaronder de priklocaties.
Aanpak
Vanuit eerdere opdrachten als interim-manager is Marcel bij aanvang van de opdracht al goed bekend met de organisatie. Op basis van zijn ervaring met Integrale Coaching, Spiral Dynamics en Systeemgericht ontwikkelen, bewaakt hij de continuïteit van het werk én de gezondheid van zijn team. Dit gebeurt, naast efficiënte bijeenkomsten en heldere afspraken, voornamelijk in een-op-eengesprekken, waarin Marcel aandacht geeft aan de persoonlijke behoefte van medewerkers.
““De situatie veranderde met de dag. We hebben een groot beroep gedaan op onze medewerkers, en het is nog steeds uitdagend werk, maar Marcel heeft er alles aan gedaan om roofbouw te voorkomen. Hij bewaart de rust en heeft oog voor de mensen. Tegelijkertijd weet hij pijnpunten bespreekbaar te maken, vanuit de frisse blik van een interim manager. Er wordt nu meer integraal gewerkt, zowel binnen onze eigen club als met andere afdelingen. Marcel bracht ons precies wat we nodig hadden.” ”
Opbrengst
Veiligheidsregio Fryslân werkt ook gedurende de Covid-19-periode alert en slagvaardig aan de zorg en veiligheid van de Friese bevolking. Het team vangt de hoge werkdruk en continue veranderingen goed op. Veel medewerkers ontwikkelen zich, waardoor de organisatie als geheel veerkrachtiger uit de crisis komt.
Momenteel werkt Veiligheidsregio Fryslân aan urgente zaken omtrent de vluchtelingencrisis. Tegelijkertijd realiseert de organisatie een groot bouwprogramma rondom de brandweerkazernes. Ook is er aandacht voor duurzaamheid en circulariteit.
Jouw Omgeving is een online platform voor integrale en transparante hulpverlening. Het platform kan functioneren als virtuele behandelplek, spil in de communicatie, toegangspoort en als systeem voor online werkprocessen. Zorgverleners en cliënten ontmoeten elkaar in een veilige omgeving, waar ook familie en vrienden welkom zijn. Wie zorg nodig heeft, kan zo alle energie richten op herstel.
Het platform is gewild, onder andere in de Jeugdzorg. Jongeren communiceren online makkelijker met hun hulpverleners, waardoor er een beter beeld ontstaat van de benodigde zorg. In 2020 maken 30.000 zorgverleners en 40.000 cliënten gebruik van Jouw Omgeving. Dat is een enorme groei in korte tijd. Om te blijven voldoen aan de vraag én het team meer vrijheid te geven, zoeken de oprichters naar een nieuw besturingsmodel. Ze volgen een Holacracy Taster bij Synnervate en kiezen voor deze vorm van zelfsturing.
“We zijn nu een jaar onderweg en het blijft leren, voor mij ook. Steeds weer het doorleven van de spelregels van Holacracy blijft belangrijk. Wat ontzettend helpt is dat Jasper en Wenda met de poten in de klei staan en zelf meewerken in de organisatie. Wij zijn niet zo van de theorie, kijken liever praktisch naar wat nu nodig is. Wat kan ik allemaal vanuit mijn rol? Hoe krijg ik dit voor elkaar in Holacracy? Ik ben ervan overtuigd dat externe ogen nodig zijn in zo’n proces. Je krijgt tegelijkertijd heel veel best practices en parate kennis mee. ”
Aanpak
Het eerste half jaar helpt Jasper Rienstra met het eigen maken van Holacracy; het gedachtegoed leren kennen, de spelregels toepassen en wennen aan de andere manier van vergaderen. Het werk wordt expliciet omschreven, verdeeld over rollen en vastgelegd in GlassFrog. Jasper is gedurende één dag in de week op de werkvloer aanwezig, en begeleidt dan o.a. werk- en roloverleggen.
Het werken met Holacracy maakt ook duidelijk waar de knelpunten zitten. Er ontbreken competenties en het opnieuw verdelen van rollen gaat niet zonder slag of stoot. Tegelijkertijd is het voor de oprichters van Jouw Omgeving lastig om de oude patronen geheel los te laten. Om deze processen van dichtbij te begeleiden, komt Wenda Scholte aan boord. Zij is ervaren in het vormgeven van organisaties en weet welke groeipijnen horen bij de ontwikkeling van startup naar scale-up. Wenda neemt meerdere rollen op zich, gericht op strategie, processen en HR. Ze geeft bijvoorbeeld aandacht aan:
empowerment en bewustzijn
de dans tussen je eigen autonomie/vrijheid/macht en de relatie met anderen
álle spanningen op tafel (durven) leggen, ook de grote en mogelijk gevoelige
het vormgeven van HR in Holacracy
In het begin vragen medewerkers vanuit hun nieuwe rollen veel projecten aan elkaar, die vervolgens blijven liggen. Ook klinkt het vaak ‘daar gaat mijn rol niet over’, waardoor de oude manier van samenwerken gemist wordt. Langzaam raken de rollen beter afgestemd op de prioriteiten van hun cirkel en op elkaar.
“ Afgelopen september hebben we vijf nieuwe medewerkers aangenomen. Twee collega’s voelden aan dat er een
onboarding programma moest komen, maakten er een nieuwe rol voor aan en trokken die naar zich toe. Het enige dat ik moest doen was de nieuwe collega’s welkom heten. Dat vind ik het mooie van Holacracy: mensen herkennen dat er iets ontbreekt en kunnen die spanning vervolgens zelf omzetten in actie. ”
Wat is er veranderd?
Jouw Omgeving ontwikkelt zich enorm op verschillende niveaus. Zo is er meer aandacht gekomen voor het invoeren van nieuwe expertises, de groei van medewerkers en voor de organisatie als geheel. Processen worden beter geborgd en de zelfredzaamheid van het team is toegenomen.
Ook is er nu meer ruimte en energie om de business strategie te verhelderen. Voorheen was het moeilijker om prioriteiten te stellen, ze waren geladen met persoonlijke relaties en impliciete verwachtingen. Het werken vanuit rollen – met expliciete verantwoordelijkheden en vrijheden – maakt het werk lichter, onpersoonlijker en in die zin makkelijker.
Ondertussen blijven ook knel- en verbeterpunten zich aandienen. Eén van de onderwerpen is het service-proces. Gaat het echt over het huidige service-proces, of eigenlijk over een grotere opdracht? Holacracy maakt het mogelijk zo’n vraag aan te pakken op het niveau waar het thuishoort. Bijvoorbeeld door een cirkel ‘support en beheer’ te creëren en de verantwoordelijkheden van elke rol in die cirkel goed te beschrijven. Een beter service-proces ligt daarna binnen handbereik.
Holacracy faciliteert dus de continue verbetering van Jouw Omgeving, waardoor de organisatie wendbaar blijft.
Stichting Democratie & Media investeert in onafhankelijke, kritische media en in een sterke en integere democratische rechtsstaat. Zoals S.P.E.A.K., een collectief van moslimvrouwen, en PILP van het Nederlands Juristen Comité voor de Mensenrechten, die de mogelijkheden van strategisch procederen voor mensenrechten in Nederland verkent. Door het fonds ondersteunde initiatieven dragen bij aan een goed geïnformeerde betrokken en actieve maatschappij.
Stichting Democratie & Media wil onderzoeken hoe ze op andere, niet-financiële, manieren van betekenis kan zijn. Met die vraag, en het idee voor een inspirerende meetup, benadert Maartje Eigeman Ard Hordijk (Synnervate) en Mohamed Machbouâa (Cosmopolitan Innovation Office).
“We spelen nu zelf een actievere rol in het versterken van het netwerk van iedereen die we ondersteunen. De meetup, die we nu voor de derde keer gaan organiseren, wordt erg gewaardeerd. Deelnemers ervaren zo’n dag als een warm bad. Ze herkennen elkaars betrokkenheid en blik op bepaalde problematiek, bijvoorbeeld privacy of anti-racisme, ook als ze in heel verschillende sectoren werken. Ze zijn onder de indruk van elkaars expertise en besluiten soms ter plekke om samen verder te werken aan projecten. Tegelijkertijd versterken wij als fonds tijdens zo’n dag onze relatie met ons netwerk. We laten zien wat we belangrijk vinden.”
Aanpak
Het team ontwerpt, onder begeleiding van Ard en Mohamed, een netwerkbijeenkomst van een halve dag, waarvoor ze de organisatie uitnodigen die financiële steun ontvangen van het fonds.
Het programma bestaat uit drie onderdelen:
Skill sharing: Experts aan het woord. Organisaties die financiële steun van Stichting Democratie en Media hebben ontvangen, delen hun ervaring. Sprekers delen een mislukking én de lessen die daaruit volgden.
Burning questions: Gesprekken over dilemma’s uit de praktijk van deelnemers.
Open space: Wat kan SDM doen om haar doelen nog beter te bereiken? Gesprekken over gezamenlijke thema’s en acties.
Op basis van de positieve reacties wordt de meetup het jaar erop uitgebreid naar een hele dag, en is er vooral ruimte voor inspiratie, workshops, eigen initiatief en kruisbestuiving.
Wat is er veranderd?
Door journalisten, activisten, juristen, campaigners, en onderzoekers dichter bij elkaar te brengen, heeft Stichting Democratie en Media een nieuwe vorm gevonden om haar missie gestalte te geven. De jaarlijkse meetup is inmiddels een vast onderdeel van de strategie. Deelnemers zoeken elkaar ook na de meetup op, wisselen kennis uit en werken soms samen aan overlappende thema’s. De onderlinge verbinding is sterker geworden.
Stichting Democratie & Media investeert in onafhankelijke, kritische media en in een sterke, integere democratische rechtsstaat. The Black Archives bijvoorbeeld, een uniek historisch archief vanuit zwarte perspectieven die elders vaak onderbelicht zijn, en Platform Authentieke Journalistiek, een samenwerkingsverband van een groep jonge onderzoeksjournalisten. Door het fonds ondersteunde initiatieven dragen bij aan een goed geïnformeerde betrokken en actieve maatschappij.
Stichting Democratie & Media wil tijd vrijmaken om haar strategie te herijken en om zorgvuldig te kijken naar de eigen manier van werken. De huidige missie blijft het vertrekpunt. Die staat. De gewenste herijking gaat meer over focus en keuzes maken: Doen we de juiste dingen? Hebben we de juiste prioriteiten? Klopt onze werkwijze, zoals bijvoorbeeld het werken via oproepen? Kunnen we explicieter maken hoe we tot onze keuzes komen? Het team vraagt Ard Hordijk dit proces te begeleiden.
“Ard is een constructieve meedenker, de sessies onder zijn begeleiding verliepen heel vloeiend. We hebben meer inzicht gekregen over de verschillende rollen die wij als fonds in kunnen nemen, binnen het ecosysteem van initiatieven die we ondersteunen.”
Aanpak
Ard begeleidt twee bijeenkomsten met het team van Stichting Democratie & Media. De eerste sessie gaat over strategie, de tweede over rollen. Ard kiest voor de strategie-definitie die in Holacracy gebruikt wordt: een kompas dat je op ieder moment, bij iedere beslissing kan inzetten om de richting te bepalen. Zo’n kompas bestaat uit een zin met twee elementen die beide belangrijk zijn. Het een krijgt de voorkeur boven het andere, bijvoorbeeld ‘Purpose gedreven klanten zelfs boven meer klanten’ of ‘Het steunen van organisaties bij hun institutionele ontwikkeling zelfs boven nieuwe organisaties steunen’.
De diepte in
Om deze afwegingen zorgvuldig te kunnen maken, neemt Ard het team mee in het U-proces. Eerst kijkt hij met het team naar de gebeurtenissen binnen en buiten Stichting Democratie en Media, en vervolgens naar de onderliggende patronen (seeing the system). In de volgende stap (sensing the system) vraagt hij hoe het voelt om onderdeel uit te maken van het systeem dat net beschreven is. Daarna wordt onderzocht wat het fonds te doen heeft in de wereld (presencing).
Hoe transities verlopen
In de tweede sessie is er aandacht voor de maatschappelijk transities waar Stichting Democratie & Media deel van uitmaakt, via de organisaties die zij financieel ondersteunt. Ard zet hiervoor Transition Dynamics in, met name de dubbele S-curve en de vier rollen. De dubbele S-curve schetst het verloop van een manier van werken of leven die succesvol is. Eerst is er groei. Op een bepaald moment loopt die ontwikkeling tegen grenzen aan, waarna de groei afneemt en uiteindelijk stopt. Sommige mensen zien de grenzen eerder dan anderen en gaan nieuwe manieren van werken en denken ontwikkelen. De transitie is dan in gang gezet; er ontstaat een nieuwe, tweede S-curve.
Rollen kiezen
In de overgang van een oude naar een nieuwe situatie vallen vier rollen op. Die van Optimalisator (bv. ontwerper die zich richt op zuiniger rijden) de Vernieuwer (bv. de ontwerper van elektrische auto’s), de Overstapbegeleider (bv. de organisatie die zorgt dat elektrische auto’s op grote schaal beschikbaar worden) en – vaak onderbelicht – de rol van Stervensbegeleider (bv. afdeling die zorgt voor een zorgvuldige afbouw van het oude systeem en oude werkwijzen, die geen bestaansrecht meer hebben).
Ard vraagt het team van Stichting Democratie & Media te inventariseren welke rollen de organisaties die zij ondersteunen, innemen. Ook kijken ze samen naar de eigen gewenste rollen.
Wat is er veranderd?
Het team heeft meer inzicht in de maatschappelijke transities waar het fonds bij betrokken is, en welke rol ze daarin wil innemen. Ook is het team meer systemisch naar deze maatschappelijke verandering gaan kijken. Waar voorrang aan wordt gegeven en waarom, is expliciet gemaakt en duidelijk gekoppeld aan de missie.
De Stichting Democratie en Media (SDM) steunt initiatieven die bijdragen aan onafhankelijke, kritische journalistiek en aan een sterke, integere democratische rechtsstaat. Denk aan anti-racisme activisten en theatermakers, aan onderzoeksjournalisten en mensenrechtenadvocaten – en alles wat daartussen zit. Tot nu toe bestaat de steun van SDM uit geld. De organisatie wil echter graag meer doen dan alleen financiering bieden.
Aanpak
Synnervate ontwerpt, samen met Mohamed Machbouâa van Cosmopolitan Innovation Office, een bijeenkomst voor alle partijen die verbonden zijn aan SDM. Het is doel elkaars werk en netwerk leren kennen en zorgen voor nieuwe vruchtbare verbindingen.
““Ik kijk terug op een bijzondere dag. Van veel mensen gehoord hoe gaaf ze het vonden om bij elkaar te komen en interessante mensen te spreken over onderwerpen die ertoe doen. Ook al verschillende mooie voorbeelden van nieuwe verbindingen en nieuwe ideeën gehoord.””
Change
Het netwerk van mensen die zich werken aan onafhankelijke journalistiek en een onze democratische rechtsstaat is sterker geworden, met SDM als waardevolle stut.
De makers van deze verandering zijn:
Maartje Eigeman | SDM
Mohamed Machbouâa I Cosmopolitan Innovation Office
