Veilige omgeving voor herstel
Jouw Omgeving is een online platform voor integrale en transparante hulpverlening. Het platform kan functioneren als virtuele behandelplek, spil in de communicatie, toegangspoort en als systeem voor online werkprocessen. Zorgverleners en cliënten ontmoeten elkaar in een veilige omgeving, waar ook familie en vrienden welkom zijn. Wie zorg nodig heeft, kan zo alle energie richten op herstel.
Het platform is gewild, onder andere in de Jeugdzorg. Jongeren communiceren online makkelijker met hun hulpverleners, waardoor er een beter beeld ontstaat van de benodigde zorg. In 2020 maken 30.000 zorgverleners en 40.000 cliënten gebruik van Jouw Omgeving. Dat is een enorme groei in korte tijd. Om te blijven voldoen aan de vraag én het team meer vrijheid te geven, zoeken de oprichters naar een nieuw besturingsmodel. Ze volgen een Holacracy Taster bij Synnervate en kiezen voor deze vorm van zelfsturing.
Tom Nij Bijvank en Wenda Scholte waren te gast bij het radioprogramma Let’s Talk Business. Deze uitzending, over zelfsturing, empowerment en e-health, is terug te luisteren als podcast.
“We zijn nu een jaar onderweg en het blijft leren, voor mij ook. Steeds weer het doorleven van de spelregels van Holacracy blijft belangrijk. Wat ontzettend helpt is dat Jasper en Wenda met de poten in de klei staan en zelf meewerken in de organisatie. Wij zijn niet zo van de theorie, kijken liever praktisch naar wat nu nodig is. Wat kan ik allemaal vanuit mijn rol? Hoe krijg ik dit voor elkaar in Holacracy? Ik ben ervan overtuigd dat externe ogen nodig zijn in zo’n proces. Je krijgt tegelijkertijd heel veel best practices en parate kennis mee. ”
Aanpak
Het eerste half jaar helpt Jasper Rienstra met het eigen maken van Holacracy; het gedachtegoed leren kennen, de spelregels toepassen en wennen aan de andere manier van vergaderen. Het werk wordt expliciet omschreven, verdeeld over rollen en vastgelegd in GlassFrog. Jasper is gedurende één dag in de week op de werkvloer aanwezig, en begeleidt dan o.a. werk- en roloverleggen.
Het werken met Holacracy maakt ook duidelijk waar de knelpunten zitten. Er ontbreken competenties en het opnieuw verdelen van rollen gaat niet zonder slag of stoot. Tegelijkertijd is het voor de oprichters van Jouw Omgeving lastig om de oude patronen geheel los te laten. Om deze processen van dichtbij te begeleiden, komt Wenda Scholte aan boord. Zij is ervaren in het vormgeven van organisaties en weet welke groeipijnen horen bij de ontwikkeling van startup naar scale-up. Wenda neemt meerdere rollen op zich, gericht op strategie, processen en HR. Ze geeft bijvoorbeeld aandacht aan:
- empowerment en bewustzijn
- de dans tussen je eigen autonomie/vrijheid/macht en de relatie met anderen
- álle spanningen op tafel (durven) leggen, ook de grote en mogelijk gevoelige
- het vormgeven van HR in Holacracy
In het begin vragen medewerkers vanuit hun nieuwe rollen veel projecten aan elkaar, die vervolgens blijven liggen. Ook klinkt het vaak ‘daar gaat mijn rol niet over’, waardoor de oude manier van samenwerken gemist wordt. Langzaam raken de rollen beter afgestemd op de prioriteiten van hun cirkel en op elkaar.
“ Afgelopen september hebben we vijf nieuwe medewerkers aangenomen. Twee collega’s voelden aan dat er een
onboarding programma moest komen, maakten er een nieuwe rol voor aan en trokken die naar zich toe. Het enige dat ik moest doen was de nieuwe collega’s welkom heten. Dat vind ik het mooie van Holacracy: mensen herkennen dat er iets ontbreekt en kunnen die spanning vervolgens zelf omzetten in actie. ”
Wat is er veranderd?
Jouw Omgeving ontwikkelt zich enorm op verschillende niveaus. Zo is er meer aandacht gekomen voor het invoeren van nieuwe expertises, de groei van medewerkers en voor de organisatie als geheel. Processen worden beter geborgd en de zelfredzaamheid van het team is toegenomen.
Ook is er nu meer ruimte en energie om de business strategie te verhelderen. Voorheen was het moeilijker om prioriteiten te stellen, ze waren geladen met persoonlijke relaties en impliciete verwachtingen. Het werken vanuit rollen – met expliciete verantwoordelijkheden en vrijheden – maakt het werk lichter, onpersoonlijker en in die zin makkelijker.
Ondertussen blijven ook knel- en verbeterpunten zich aandienen. Eén van de onderwerpen is het service-proces. Gaat het echt over het huidige service-proces, of eigenlijk over een grotere opdracht? Holacracy maakt het mogelijk zo’n vraag aan te pakken op het niveau waar het thuishoort. Bijvoorbeeld door een cirkel ‘support en beheer’ te creëren en de verantwoordelijkheden van elke rol in die cirkel goed te beschrijven. Een beter service-proces ligt daarna binnen handbereik.
Holacracy faciliteert dus de continue verbetering van Jouw Omgeving, waardoor de organisatie wendbaar blijft.