Geïnspireerd en effectief team

De menselijke kant van melkschuim

Een cappuccino of latte macchiato staat of valt met de kwaliteit van het melkschuim. FrieslandCampina maakt het maken van melkschuim gemakkelijker met Lattiz, een machine die melkschuim maakt van cupjes melk. De nieuwe business unit Systems krijgt de opdracht om Lattiz op grote schaal te produceren en wereldwijd te introduceren. Business director Ilya Sharafan ontwerpt, op basis van uitvoerige benchmarkstudies, een goed doordachte formele structuur en communiceert deze met zijn team. De vertaling naar cultuur blijft echter onderbelicht. Ilya merkt dat de onderlinge samenwerking en de menselijke kant van het melkschuim-maken, aandacht nodig hebben. Hij vraagt Synnervate om Systems te begeleiden in het aanleren van nieuwe gewoonten, werkwijzen en communicatiestijlen.

“Onze positie, als aparte business unit binnen de matrix-organisatie FrieslandCampina, is veel steviger geworden. De balans vinden tussen onze business-visie en de menselijke kant van het werk blijft een grote uitdaging. Aan Vincent en Jasper heb ik goede sparringpartners gehad met wie ik, in alle hectiek, voortdurend de belangrijkste patronen kon ontdekken. Hun frisse, professionele blik en concrete interventies hebben ons erg geholpen.”

- Ilya Sharafan, Business Director Systems, FrieslandCampina
 

Aanpak

Op basis van 12 interviews met teamleden van Systems ontwerpen Jasper Rienstra en Vincent Hövels een driedaagse teambijeenkomst. Omdat het team bestaat uit praktisch ingestelde mensen, die graag snel resultaat willen zien, houden ze de theorie beknopt.Er wordt een model gebruikt dat in kaart brengt welke gebieden aandacht behoeven om de teamsamenwerking te verbeteren.

Daarnaast introduceren ze nieuwe werkwijzen en gewoonten die de richtlijnen van Systems voelbaar en zichtbaar maken:

  1. Omarm helderheid radicaal.
  2. Verbind jezelf aan de overkoepelende missie.
  3. Stimuleer eigenaarschap.
  4. Ken je eigen capaciteit en verantwoordelijkheden.
  5. Ga uit van rollen in plaats van functies.
  6. Houd bij elk ontwerp rekening met productie op grote schaal.
  7. Stop met onnodige activtiteiten.
  8. Omarm spanningsvelden en maak ze constructief.

Tijdens de driedaagse, in de zomer van 2023, leren de 35 deelnemers elkaar nog beter kennen. Samen houden zij hun rollen opnieuw tegen het licht, met behulp van technieken uit Holacracy. Er is ook ruimte om stil te staan bij de turbulente start van Systems. Zoals verwacht komt er weerstand en kritiek naar boven. Jasper en Vincent duiden het gesprek hierover met behulp van Spiral Dynamics. Er is dringend behoefte aan helderheid en structuur (blauw) en actieve handhaving van die grenzen (rood) om het vertrouwen te doen toenemen (paars).

Opbrengst

De ruis rondom Systems is sterk afgenomen. Rollen en werkprocessen zijn vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor alle medewerkers van FrieslandCampina. Sommige teamleden waren bang dat meer formaliteit de bestaande ‘can do’-mentaliteit negatief zou beïnvloeden. In de praktijk is er juist meer vrijheid ontstaan om binnen de eigen verantwoordelijkheden snelheid te maken en niet te wachten op consensus. De discipline is toegenomen en er is meer aandacht voor de lange termijn.

“Onze meetings verliepen direct sneller, beter en prettiger. Jasper en Vincent lieten ons oefenen en de meerwaarde voelen van bijvoorbeeld rolgebaseerd werken. We werden efficient en bespraken ontzettend veel in korte tijd.”

- Ilya Sharafan, Business Director Systems, FrieslandCampina
 

Nederland zonder geldproblemen

Het Nibud werkt aan de financiële redzaamheid van alle Nederlanders. Dit nationale, onafhankelijke kennisinstituut doet onderzoek naar en geeft voorlichting over de huishoudportemonnee. Arjan Vliegenthart wil als nieuwe directeur van het Nibud de goede naam van het instituut nog meer benutten om maatschappelijke impact te maken. De wens is aanvallender te spelen, beter te luisteren naar wat er in de samenleving speelt en daar proactief op in te spelen. Hij vraagt Wenda Sondorp om de organisatie te begeleiden bij het onderzoeken, formuleren en uitwerken van die nieuwe koers.

Van individueel naar collectief bewustzijn

Wenda coacht het MT-team bij het vormen het strategisch plan en de MT-doelstellingen. Ze brengt hen tegelijkertijd als team tot de fase van Storming (model van Tuckman). Er wordt beter geluisterd, er is meer aandacht voor elkaar en het ‘schuurt’. Wenda introduceert nieuwe communicatieve gewoontes (bijvoorbeeld ‘sluit alleen aan op het voorgaande als je nieuwe informatie hebt’ en ‘wacht vijf seconden langer dan je gewend bent met reageren’) waardoor de aandacht minder uitgaat naar individuele punten en meer naar het collectieve. Het team experimenteert ook met het begrip werkbaar (veel gebruikt in Holacracy). Voorstellen hoeven niet langer tot in de puntjes uitgewerkt te zijn, het gaat steeds over een kleine volgende stap. Langzamerhand richten de teamleden zich op elkaars krachten en worden de besprekingen constructiever.

“Als het stormt in een organisatie, dan zijn de golven wat hoger en de periodes van onzekerheid langer. Het veroorzaakt lichte buikpijn, want het verschil tussen ‘wat er is’ en ‘wat er kan zijn’ wordt zichtbaar. Dan helpt het enorm als er iemand meekijkt die niet angstvallig is aangelegd, zegt wat ze ziet en houvast biedt. Dankzij de interventies van Wenda liggen onze informele cultuur en formele structuur meer in elkaars verlengde. We zijn nog steeds een gedegen en solide organisatie, maar minder timide. Ik heb het gevoel dat ons zelfvertrouwen nu op hetzelfde niveau zit als onze kennis en kunde. De maatschappelijke ambitie die we hebben geformuleerd, zijn we aan het vertalen naar de praktijk.”

- Arjan Vliegenthart, directeur van het Nibud

Wat is er veranderd?

Het Nibud wil haar maatschappelijke impact vergroten, door meer in te spelen op maatschappelijke ontwikkelingen enerzijds en anderzijds door de kennis over huishoudfinanciën te richten op de stakeholders die consumenten beïnvloeden. Zo maken banken, verzekeraars, woningbouwcorporaties en overheden beleid dat (onbewust) ertoe kan leiden dat mensen schulden opbouwen. Door kleine aanpassingen in het gedrag van deze organisaties wordt het soms veel makkelijker om individuele betalingsproblemen en schulden te voorkomen. Daar profiteert de hele samenleving van.

De cultuurverandering waar het Nibud samen met Synnervate aan werkt, ondersteunt die missie goed. De rolverdeling is helder, er ligt een goed geformuleerde, gedragen strategie en het managementteam is geprofessionaliseerd. Medewerkers durven zich daardoor veel meer uit te spreken. Soms lastig voor de leidinggevenden, maar in feite goed nieuws, want tegengas is waardevolle informatie in besprekingen.

De eerste belangrijke stap is gezet zodat het Nibud meer naar buiten kan treden. Het kennisinstituut kan dus steeds pro-actiever haar maatschappelijke rol innemen, onder andere met publicaties rond het vraagstuk: ‘Wie gaan financieel de eerste klappen ervaren van de Corona-crisis?’

Groeien met Holacracy

Veilige omgeving voor herstel

Jouw Omgeving is een online platform voor integrale en transparante hulpverlening. Het platform kan functioneren als virtuele behandelplek, spil in de communicatie, toegangspoort en als systeem voor online werkprocessen. Zorgverleners en cliënten ontmoeten elkaar in een veilige omgeving, waar ook familie en vrienden welkom zijn. Wie zorg nodig heeft, kan zo alle energie richten op herstel.

Het platform is gewild, onder andere in de Jeugdzorg. Jongeren communiceren online makkelijker met hun hulpverleners, waardoor er een beter beeld ontstaat van de benodigde zorg. In 2020 maken 30.000 zorgverleners en 40.000 cliënten gebruik van Jouw Omgeving. Dat is een enorme groei in korte tijd. Om te blijven voldoen aan de vraag én het team meer vrijheid te geven, zoeken de oprichters naar een nieuw besturingsmodel. Ze volgen een Holacracy Taster bij Synnervate en kiezen voor deze vorm van zelfsturing.

Tom Nij Bijvank en Wenda Scholte waren te gast bij het radioprogramma Let’s Talk Business. Deze uitzending, over zelfsturing, empowerment en e-health, is terug te luisteren als podcast.

We zijn nu een jaar onderweg en het blijft leren, voor mij ook. Steeds weer het doorleven van de spelregels van Holacracy blijft belangrijk. Wat ontzettend helpt is dat Jasper en Wenda met de poten in de klei staan en zelf meewerken in de organisatie. Wij zijn niet zo van de theorie, kijken liever praktisch naar wat nu nodig is. Wat kan ik allemaal vanuit mijn rol? Hoe krijg ik dit voor elkaar in Holacracy? Ik ben ervan overtuigd dat externe ogen nodig zijn in zo’n proces. Je krijgt tegelijkertijd heel veel best practices en parate kennis mee. ”

- Tom Nij Bijvank, Jouw Omgeving

Aanpak

Het eerste half jaar helpt Jasper Rienstra met het eigen maken van Holacracy; het gedachtegoed leren kennen, de spelregels toepassen en wennen aan de andere manier van vergaderen. Het werk wordt expliciet omschreven, verdeeld over rollen en vastgelegd in GlassFrog. Jasper is gedurende één dag in de week op de werkvloer aanwezig, en begeleidt dan o.a. werk- en roloverleggen.

Het werken met Holacracy maakt ook duidelijk waar de knelpunten zitten. Er ontbreken competenties en het opnieuw verdelen van rollen gaat niet zonder slag of stoot. Tegelijkertijd is het voor de oprichters van Jouw Omgeving lastig om de oude patronen geheel los te laten. Om deze processen van dichtbij te begeleiden, komt Wenda Scholte aan boord. Zij is ervaren in het vormgeven van organisaties en weet welke groeipijnen horen bij de ontwikkeling van startup naar scale-up. Wenda neemt meerdere rollen op zich, gericht op strategie, processen en HR. Ze geeft bijvoorbeeld aandacht aan:

  • empowerment en bewustzijn
  • de dans tussen je eigen autonomie/vrijheid/macht en de relatie met anderen 
  • álle spanningen op tafel (durven) leggen, ook de grote en mogelijk gevoelige
  • het vormgeven van HR in Holacracy

In het begin vragen medewerkers vanuit hun nieuwe rollen veel projecten aan elkaar, die vervolgens blijven liggen. Ook klinkt het vaak ‘daar gaat mijn rol niet over’, waardoor de oude manier van samenwerken gemist wordt. Langzaam raken de rollen beter afgestemd op de prioriteiten van hun cirkel en op elkaar. 

“ Afgelopen september hebben we vijf nieuwe medewerkers aangenomen. Twee collega’s voelden aan dat er een onboarding programma moest komen, maakten er een nieuwe rol voor aan en trokken die naar zich toe. Het enige dat ik moest doen was de nieuwe collega’s welkom heten. Dat vind ik het mooie van Holacracy: mensen herkennen dat er iets ontbreekt en kunnen die spanning vervolgens zelf omzetten in actie. ”

- Tom Nij Bijvank, Jouw Omgeving

Wat is er veranderd?

Jouw Omgeving ontwikkelt zich enorm op verschillende niveaus. Zo is er meer aandacht gekomen voor het invoeren van nieuwe expertises, de groei van medewerkers en voor de organisatie als geheel. Processen worden beter geborgd en de zelfredzaamheid van het team is toegenomen.

Ook is er nu meer ruimte en energie om de business strategie te verhelderen. Voorheen was het moeilijker om prioriteiten te stellen, ze waren geladen met persoonlijke relaties en impliciete verwachtingen. Het werken vanuit rollen – met expliciete verantwoordelijkheden en vrijheden – maakt het werk lichter, onpersoonlijker en in die zin makkelijker. 

Ondertussen blijven ook knel- en verbeterpunten zich aandienen. Eén van de onderwerpen is het service-proces. Gaat het echt over het huidige service-proces, of eigenlijk over een grotere opdracht? Holacracy maakt het mogelijk zo’n vraag aan te pakken op het niveau waar het thuishoort. Bijvoorbeeld door een cirkel ‘support en beheer’ te creëren en de verantwoordelijkheden van elke rol in die cirkel goed te beschrijven. Een beter service-proces ligt daarna binnen handbereik.

Holacracy faciliteert dus de continue verbetering van Jouw Omgeving, waardoor de organisatie wendbaar blijft.

Sterke leiders

Pas op de plaats

Ontwikkelaar en bouwer HBB Groep is in korte tijd hard gegroeid. Er is nu behoefte aan rust en aandacht voor de interne organisatie. HBB Groep wil o.a. graag werken aan ieders persoonlijke ontwikkeling en nog beter gebruik maken van de gezamenlijk opgebouwde know-how.

Aanpak

Changemakers Rob van Vliet en Edwin Holwerda nemen eerst 18 interviews en online assessments af, om zo het groepsprofiel met behulp van Spiral Dynamics in kaart te brengen. Bij HBB Groep zijn het blauwe en oranje waardesysteem dominant, en ook het rode en groene waardesysteem spelen mee.

Vervolgens worden er vijf modules ontworpen, waarin steeds 1 of 2 waardesystemen centraal staan:

  • Feedback geven, vertragen en in relatie kunnen blijven – groen/oranje.
  • Agressiebeheersing – rood.
  • Authentiek leiderschap – oranje/geel.
  • Getting things done – blauw/geel.
  • Belemmerende overtuigingen en teambuilding – oranje/paars.

Doel is elk waardesysteem constructiever, functioneler en gezonder te maken. Zo wordt er gewerkt met visualisatie/meditatie-oefeningen om vertraging in te bouwen en niet direct oplossingen te zoeken (= gezonder oranje). Extra aandacht gaat ook uit naar het verhelderen van afspraken en ‘durven’ relationeel te zijn (= gezonder maken van rood en ontwikkelen van groen).

Veel animo

Bijna alle medewerkers van HBB geven zich vrijwillig op voor het leiderschapstraject. In vier groepen volgen zij het programma, verspreid over 2019. Iedereen krijgt een trainingsmaatje en huiswerk, wat zorgt voor een snelle integratie van de aangeboden lesstof in de praktijk.

“95% van onze medewerkers heeft vrijwillig deelgenomen aan de speciaal voor ons ontworpen trainingen. Ik vind dat een wereldprestatie. De resultaten werken nog steeds door in onze organisatie. Er is meer oog voor de menselijke maat, mensen zijn bereid vooraf ingenomen stellingen te laten varen en het glas is halfvol.

Als ik relaties vertel over de trainingen, merk ik ook dat we echt iets bijzonders hebben aangeboden. Tegelijkertijd geldt ’the proof is in the eating of the pudding,’ het is een proces dat doorlopend aandacht nodig heeft.”

- Martijn van de Poll, directeur HBB Groep

Wat is er veranderd?

Mensen zijn opener en spreken elkaar makkelijk aan. Verder waren de twee kernafdelingen Bouw en Ontwikkeling flink gescheiden. Overleggen zijn nu constructiever, omdat er beter wordt geluisterd.

Daarnaast was HBB Groep al een organisatie die niet gedreven werd door winst, alles draait om het realiseren van bijzondere bouwprojecten. Onder begeleiding van Synnervate werd de missie-visie opnieuw geformuleerd. Deze geeft nu expliciet aan dat HBB wil bijdragen aan twee van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen; Maak steden veilig, veerkrachtig en duurzaam (nr. 11) & Aanpak klimaatverandering (nr. 13).

HBB en Synnervate werken op dit moment aan een vervolg, in 2020 start een vijfde trainingsgroep. Daarnaast gaan er binnenkort masterclasses van start, op verzoek van medewerkers van HBB Groep. Elke masterclass behandelt  één specifiek thema uit het leiderschaptraject.

De makers van deze verandering zijn:

  • Martijn van de Poll | HBB groep
  • Rob van Vliet en Edwin Holwerda | Synnervate

Sterker onderwijsteam

Ja zeggen, nee doen

Het directieteam van een schoolorganisatie met meer dan 10.000 leerlingen en 1.000 docenten benadert Synnervate. De teamdynamiek wordt gekenmerkt door conflictvermijding en defensief gedrag. Het vertrouwen is broos. Onafhankelijk van elkaar constateren alle zeven directieleden dat de onderlinge scherpte onder de maat is. Tijdens bijeenkomsten blijkt dit echter nauwelijks bespreekbaar. Liever hebben ze het dan over externe kansen en inspiratiebronnen.

Aanpak

Synnervate maakt eerst met behulp van Spiral Dynamics en diepte-interviews een analyse van de situatie. De uitdaging blijkt te liggen in het inzetten van ieders persoonlijke (oranje/gele) kwaliteiten voor het belang van de groep. Dit houdt in: elkaar creatief uitdagen om telkens te verbeteren, samen ambitieuze plannen ontwikkelen en kritisch kijken naar bereikte resultaten (oranje in relatie). En ook: veel vragen aan elkaar stellen, niet bang zijn om een afwijkend geluid te laten horen en altijd open staan voor kritische zelfreflectie (geel in relatie).

Vervolgens organiseert Synnervate een heidag voor de gehele directie. De dag start met het delen van de interviewresultaten. Direct, eerlijk, anoniem, niet te vermijden en nogal in your face. Het eerste half uur kun je een speld horen vallen, maar daarna komt het gesprek op gang, sterk gestructureerd door de begeleider. Meest opvallend is de gezamenlijke verbazing ‘dat we het allemaal eens zijn dat vertrouwen en scherpte ontbreekt… en dat dit nu pas op tafel komt!’ In de loop van de dag kan allerlei oud zeer gezegd en gehoord worden, evenals onuitgesproken verwachtingen en verwijten. Tot ieders opluchting.

Change

De heidag opent de deur naar meer intimiteit, meer groepsgevoel en een nieuwe cultuur die uitnodigt om ‘gewoon’ te zeggen wat je echt vindt. Zo worden in de directievergaderingen voortaan duidelijker ja’s en nee’s uitgesproken. Een ‘nee’ wordt niet langer gezien als spelbreker maar als een teken van duidelijkheid.

De makers van deze verandering zijn:

  • Teamleden directie grote schoolorganisatie
  • Jasper Rienstra, Rob van Vliet, Marinet Ritz | Synnervate

Wat is jullie natuurlijke volgende stap?

Oriëntatiegesprek Neem contact op

In 60 min de samenwerking verkennen