De menselijke kant van melkschuim
Een cappuccino of latte macchiato staat of valt met de kwaliteit van het melkschuim. FrieslandCampina maakt het maken van melkschuim gemakkelijker met Lattiz, een machine die melkschuim maakt van cupjes melk. De nieuwe business unit Systems krijgt de opdracht om Lattiz op grote schaal te produceren en wereldwijd te introduceren. Business director Ilya Sharafan ontwerpt, op basis van uitvoerige benchmarkstudies, een goed doordachte formele structuur en communiceert deze met zijn team. De vertaling naar cultuur blijft echter onderbelicht. Ilya merkt dat de onderlinge samenwerking en de menselijke kant van het melkschuim-maken, aandacht nodig hebben. Hij vraagt Synnervate om Systems te begeleiden in het aanleren van nieuwe gewoonten, werkwijzen en communicatiestijlen.
“Onze positie, als aparte business unit binnen de matrix-organisatie FrieslandCampina, is veel steviger geworden. De balans vinden tussen onze business-visie en de menselijke kant van het werk blijft een grote uitdaging. Aan Vincent en Jasper heb ik goede sparringpartners gehad met wie ik, in alle hectiek, voortdurend de belangrijkste patronen kon ontdekken. Hun frisse, professionele blik en concrete interventies hebben ons erg geholpen.”
Aanpak
Op basis van 12 interviews met teamleden van Systems ontwerpen Jasper Rienstra en Vincent Hövels een driedaagse teambijeenkomst. Omdat het team bestaat uit praktisch ingestelde mensen, die graag snel resultaat willen zien, houden ze de theorie beknopt.Er wordt een model gebruikt dat in kaart brengt welke gebieden aandacht behoeven om de teamsamenwerking te verbeteren.
Daarnaast introduceren ze nieuwe werkwijzen en gewoonten die de richtlijnen van Systems voelbaar en zichtbaar maken:
- Omarm helderheid radicaal.
- Verbind jezelf aan de overkoepelende missie.
- Stimuleer eigenaarschap.
- Ken je eigen capaciteit en verantwoordelijkheden.
- Ga uit van rollen in plaats van functies.
- Houd bij elk ontwerp rekening met productie op grote schaal.
- Stop met onnodige activtiteiten.
- Omarm spanningsvelden en maak ze constructief.
Tijdens de driedaagse, in de zomer van 2023, leren de 35 deelnemers elkaar nog beter kennen. Samen houden zij hun rollen opnieuw tegen het licht, met behulp van technieken uit Holacracy. Er is ook ruimte om stil te staan bij de turbulente start van Systems. Zoals verwacht komt er weerstand en kritiek naar boven. Jasper en Vincent duiden het gesprek hierover met behulp van Spiral Dynamics. Er is dringend behoefte aan helderheid en structuur (blauw) en actieve handhaving van die grenzen (rood) om het vertrouwen te doen toenemen (paars).
Opbrengst
De ruis rondom Systems is sterk afgenomen. Rollen en werkprocessen zijn vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor alle medewerkers van FrieslandCampina. Sommige teamleden waren bang dat meer formaliteit de bestaande ‘can do’-mentaliteit negatief zou beïnvloeden. In de praktijk is er juist meer vrijheid ontstaan om binnen de eigen verantwoordelijkheden snelheid te maken en niet te wachten op consensus. De discipline is toegenomen en er is meer aandacht voor de lange termijn.
“Onze meetings verliepen direct sneller, beter en prettiger. Jasper en Vincent lieten ons oefenen en de meerwaarde voelen van bijvoorbeeld rolgebaseerd werken. We werden efficient en bespraken ontzettend veel in korte tijd.”