Intense and a little uncomfortable

Rotterdam company starts with Holacracy

Orga manufactures helideck lighting, obstruction marking for wind turbines, aids to navigation and remote power supply systems. Operating from eight different countries, its team of 175 employees develops high-quality and technologically advanced products for the protection of people, assets and the environment. Patricia Voorwald-Snijder has worked at Orga for thirty years, honing her skills as the organisation developed, and now plays an active role in the implementation of Holacracy. Step by step, over a period of eleven months, the organisation learnt to operate in accordance with this governance model, an intense process that was at first uncomfortable for everyone.

“During our first meeting we thought ‘surely this can’t be more efficient?’ The tight format took some getting used to. But when you then get exactly what you need, meeting after meeting, and you also know what to expect from each person, you begin to realise that it’s working out well. Speaking from different roles brought us a reassuring clarity. The fact that Holacracy was introduced step-by-step was also highly beneficial. We had heard that a big bang was needed, and we dreaded this. By learning in stages, it became perfectly manageable.”

- Patricia Voorwald‑Snijder

Approach

Jasper Rienstra and Nick Osborne have been coaches to Orga in their modular adoption of Holacracy. Through a series of readiness surveys they first explored which sections of Orga are ready to start with Holacracy.

The adoption process is then divided into three-month periods, in each of which a new segment of Holacracy is introduced. In the first three-month period, the emphasis is on role-clarity and on forming circles, while tracking and processing tensions. The structure of the tactical meeting is dealt with later, in the fourth month. The services offered by the Holacracy coaches consists of:

  1. Self-organisation adoption
  • direct coaching of the internal Self-Organisation Coach of each circle
  • a monthly workshop for each circle
  • facilitation of Holacracy meetings
  • progress monitoring
  • dynamic steering of the self-organisation adoption planning for each circle
  • open Q&As
  1. Professional development of the employees
  • online training for core roles
  • online training for new Holacracy articles and habits
  • internal Holacracy Practitioner Training
  • powershift coaching
  • workshops where needed

Jasper and Nick also share the Holacracy Roadmap, charting the ups-and-downs that are to be expected during the adoption process. – Holacracy Roadmap

Benefits

As an organisation, Orga is now better equipped to adapt to developments in the market. Its employees have become more autonomous and the corporate culture more open, with increasing space for each person’s professionalism and talent.

“There has been a real powershift. Employees now have authority, we have shifted from being managers to being coaches. It was challenging to let go of our old patterns, as we’d been working with a close-knit team for years, accustomed  to making decisions on the basis of consensus. Without external coaches we would never have managed the change. Despite all this new knowledge and the workshops, there are plenty of moments when you think: ‘How should I approach this? I’ve been given many new tools, but which one do I apply?’ We took our time finding external coaches, and our collaboration with Jasper and Nick worked out very well. They helped us to practice, step by step.”

- Patricia Voorwald‑Snijder

Not everyone within Orga already speaks the Holacracy language, since the adoption began with a small group. Patricia is herself active as a coach, organising internal Q&A sessions in order to change this, and steps are now in place to involve all 175 employees. As a result of corona, the adoption took place mainly online, but this turned out to be an advantage. Employees in Malesia are now also participating in the workshops and tribe space sessions.

Holacracy was also immediately applied for the purchase of the IP (design rights and intellectual property rights) of an American company. A new role, Integration, researched the possibilities. What does the knowledge we now have enable us to do? By now, Orga is producing aids to navigation from Houston, using local resources and people. The new role will be deleted when the integration has been completed.

Meanwhile the clients have not been affected by the adoption process and the many internal changes at Orga. Patricia feels they have in fact benefited directly from the greater internal clarity and calm, which has further enhanced the company’s focus on quality and relationships.

Intens en beetje ongemakkelijk

Rotterdams bedrijf start met Holacracy

Orga maakt helikopterdekverlichting, obstructiemarkering voor o.a. windturbines, navigatiehulpmiddelen en remote power supply systemen. De 175-koppige crew werkt vanuit acht verschillende landen aan hoogwaardige en technologisch zeer geavanceerde producten voor de beveiliging van mensen, objecten en het milieu. Patricia Voorwald‑Snijder werkt al dertig jaar bij Orga. Ze groeide mee met de ontwikkeling van de organisatie, en is nauw betrokken bij de implementatie van Holacracy. In elf maanden tijd leerde de organisatie stap voor stap werken volgens dit besturingsmodel. Een intens traject, dat in het begin ongemakkelijk was voor iedereen.

“In de eerste vergadering dachten we ‘dit kan toch helemaal niet efficiënter zijn?’. De strakke vorm was flink wennen. Maar als je dan vergadering na vergadering precies krijgt wat je nodig hebt, en ook weet wat je van wie mag verwachten, veranderen die gedachten naar ‘dit gaat lekker.’ De helderheid die het spreken vanuit rollen oplevert, gaf zoveel rust. Ook de stapsgewijze introductie van Holacracy heeft ons erg geholpen. We hadden gehoord dat je een big bang moest doen, maar daar zagen wij als een berg tegenop. Op deze manier, steeds een nieuw stukje, was het goed te doen.”

- Patricia Voorwald‑Snijder

Aanpak

Jasper Rienstra en Nick Osborne begeleiden de modulaire adoptie van Holacracy bij Orga. Eerst onderzoeken zij in een aantal readiness surveys welke onderdelen van Orga er klaar voor zijn om met Holacracy te beginnen.

Het adoptieproces wordt vervolgens opgedeeld in periodes van 3 maanden, waarin steeds een nieuw onderdeel van Holacracy geïntroduceerd wordt. Zo ligt de nadruk in de eerste drie maanden op het werken met rollen en het vormen van cirkels, en komt ook het benoemen en verwerken van spanningen aan de orde. De structuur van het werkoverleg wordt pas in de 4e maand geïntroduceerd. De begeleiding die de Holacracy-coaches bieden bestaat uit:

  1. Zelforganisatie-adoptie
  • directe coaching van de interne Self Organisation Coach van elke cirkel
  • een maandelijkse workshop per cirkel
  • begeleiding van Holacracy overleggen
  • voortgangsmeting
  • dynamisch sturen van de zelforganisatie-adoptie-planning per cirkel
  • open Q&A’s
  1. Professionele ontwikkeling van de medewerkers
  • online training voor kernrollen
  • online training van nieuwe Holacracy-spelregels en gewoontes
  • interne Holacracy Practitioner Training
  • Powershift coaching
  • workshops naar behoefte

Jasper en Nick delen ook de Holacracy Roadmap, waarin momenten van terugslag in kaart zijn gebracht, die te verwachten zijn bij het doorlopen van het adoptieproces. – Holacracy Roadmap

Opbrengst

Orga is als organisatie beter in staat zich aan te passen aan de ontwikkelingen in de markt. Medewerkers zijn autonomer dan voorheen en de bedrijfscultuur meer open, met steeds meer ruimte voor ieders professionaliteit en talent.

“Er heeft echt een powershift plaatsgevonden. Medewerkers hebben nu autoriteit, wij zijn opgeschoven van managers naar coaches. Het was spannend de oude patronen los te laten, ook omdat we al jaren met een heel hecht team werken, dat gewend was om op basis van consensus beslissingen te maken. Zonder externe coaches hadden we dit nooit gekund. Los van alle nieuwe kennis en workshops zijn er genoeg momenten waarop je denkt: ‘Hoe doe ik dit nu? Ik heb heel veel gereedschappen, maar welke zet ik in?’ We hebben best wel even gezocht naar externe coaches, en hebben heel fijn gewerkt met Jasper en Nick. Ze hebben ons stap voor stap leren oefenen.”

- Patricia Voorwald‑Snijder

Nog niet iedereen binnen Orga spreekt de Holacracy-taal, omdat de adoptie is begonnen met een kleine groep. Patricia organiseert zelf als coach interne Q&A-sessies om daar verandering in aan te brengen. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het betrekken van alle 175 medewerkers. Dat de adoptie door corona noodgedwongen voornamelijk online plaatsvond, is een voordeel gebleken. Medewerkers uit Maleisië volgen nu ook de workshops en tribe spacesessies.

Holacracy is ook direct toegepast bij de aankoop van het IP (ontwerp- en intellectuele eigendomsrechten) van een Amerikaans bedrijf. Een nieuwe rol, Integratie, onderzocht de mogelijkheden. Wat kunnen we met de kennis die we nu in handen hebben? Inmiddels produceert Orga vanuit Houston navigatiehulpmiddelen, met lokale middelen en mensen. De nieuwe rol wordt weer opgeheven als de integratie voltooid is.

Klanten hebben ondertussen niets gemerkt van het adoptieproces en de vele interne veranderingen bij Orga. Sterker nog, volgens Patricia hebben zij direct baat bij de toegenomen interne helderheid en kalmte, waardoor de aandacht nu nog meer op kwaliteit en relaties gericht is.

Groeien met Holacracy

Veilige omgeving voor herstel

Jouw Omgeving is een online platform voor integrale en transparante hulpverlening. Het platform kan functioneren als virtuele behandelplek, spil in de communicatie, toegangspoort en als systeem voor online werkprocessen. Zorgverleners en cliënten ontmoeten elkaar in een veilige omgeving, waar ook familie en vrienden welkom zijn. Wie zorg nodig heeft, kan zo alle energie richten op herstel.

Het platform is gewild, onder andere in de Jeugdzorg. Jongeren communiceren online makkelijker met hun hulpverleners, waardoor er een beter beeld ontstaat van de benodigde zorg. In 2020 maken 30.000 zorgverleners en 40.000 cliënten gebruik van Jouw Omgeving. Dat is een enorme groei in korte tijd. Om te blijven voldoen aan de vraag én het team meer vrijheid te geven, zoeken de oprichters naar een nieuw besturingsmodel. Ze volgen een Holacracy Taster bij Synnervate en kiezen voor deze vorm van zelfsturing.

Tom Nij Bijvank en Wenda Scholte waren te gast bij het radioprogramma Let’s Talk Business. Deze uitzending, over zelfsturing, empowerment en e-health, is terug te luisteren als podcast.

We zijn nu een jaar onderweg en het blijft leren, voor mij ook. Steeds weer het doorleven van de spelregels van Holacracy blijft belangrijk. Wat ontzettend helpt is dat Jasper en Wenda met de poten in de klei staan en zelf meewerken in de organisatie. Wij zijn niet zo van de theorie, kijken liever praktisch naar wat nu nodig is. Wat kan ik allemaal vanuit mijn rol? Hoe krijg ik dit voor elkaar in Holacracy? Ik ben ervan overtuigd dat externe ogen nodig zijn in zo’n proces. Je krijgt tegelijkertijd heel veel best practices en parate kennis mee. ”

- Tom Nij Bijvank, Jouw Omgeving

Aanpak

Het eerste half jaar helpt Jasper Rienstra met het eigen maken van Holacracy; het gedachtegoed leren kennen, de spelregels toepassen en wennen aan de andere manier van vergaderen. Het werk wordt expliciet omschreven, verdeeld over rollen en vastgelegd in GlassFrog. Jasper is gedurende één dag in de week op de werkvloer aanwezig, en begeleidt dan o.a. werk- en roloverleggen.

Het werken met Holacracy maakt ook duidelijk waar de knelpunten zitten. Er ontbreken competenties en het opnieuw verdelen van rollen gaat niet zonder slag of stoot. Tegelijkertijd is het voor de oprichters van Jouw Omgeving lastig om de oude patronen geheel los te laten. Om deze processen van dichtbij te begeleiden, komt Wenda Scholte aan boord. Zij is ervaren in het vormgeven van organisaties en weet welke groeipijnen horen bij de ontwikkeling van startup naar scale-up. Wenda neemt meerdere rollen op zich, gericht op strategie, processen en HR. Ze geeft bijvoorbeeld aandacht aan:

  • empowerment en bewustzijn
  • de dans tussen je eigen autonomie/vrijheid/macht en de relatie met anderen 
  • álle spanningen op tafel (durven) leggen, ook de grote en mogelijk gevoelige
  • het vormgeven van HR in Holacracy

In het begin vragen medewerkers vanuit hun nieuwe rollen veel projecten aan elkaar, die vervolgens blijven liggen. Ook klinkt het vaak ‘daar gaat mijn rol niet over’, waardoor de oude manier van samenwerken gemist wordt. Langzaam raken de rollen beter afgestemd op de prioriteiten van hun cirkel en op elkaar. 

“ Afgelopen september hebben we vijf nieuwe medewerkers aangenomen. Twee collega’s voelden aan dat er een onboarding programma moest komen, maakten er een nieuwe rol voor aan en trokken die naar zich toe. Het enige dat ik moest doen was de nieuwe collega’s welkom heten. Dat vind ik het mooie van Holacracy: mensen herkennen dat er iets ontbreekt en kunnen die spanning vervolgens zelf omzetten in actie. ”

- Tom Nij Bijvank, Jouw Omgeving

Wat is er veranderd?

Jouw Omgeving ontwikkelt zich enorm op verschillende niveaus. Zo is er meer aandacht gekomen voor het invoeren van nieuwe expertises, de groei van medewerkers en voor de organisatie als geheel. Processen worden beter geborgd en de zelfredzaamheid van het team is toegenomen.

Ook is er nu meer ruimte en energie om de business strategie te verhelderen. Voorheen was het moeilijker om prioriteiten te stellen, ze waren geladen met persoonlijke relaties en impliciete verwachtingen. Het werken vanuit rollen – met expliciete verantwoordelijkheden en vrijheden – maakt het werk lichter, onpersoonlijker en in die zin makkelijker. 

Ondertussen blijven ook knel- en verbeterpunten zich aandienen. Eén van de onderwerpen is het service-proces. Gaat het echt over het huidige service-proces, of eigenlijk over een grotere opdracht? Holacracy maakt het mogelijk zo’n vraag aan te pakken op het niveau waar het thuishoort. Bijvoorbeeld door een cirkel ‘support en beheer’ te creëren en de verantwoordelijkheden van elke rol in die cirkel goed te beschrijven. Een beter service-proces ligt daarna binnen handbereik.

Holacracy faciliteert dus de continue verbetering van Jouw Omgeving, waardoor de organisatie wendbaar blijft.

Holacracy veilig laten landen

Wisseling van de wacht

ORGA werkt met een 200-koppige crew vanuit acht verschillende landen aan hoogwaardige en technologisch zeer geavanceerde producten voor beveiliging van mensen, objecten en het milieu. Denk aan helikopter-deks op boorplatformen, explosion proof touch screens en markering van windmolens en hoge torens. Omdat binnenkort de directeur, tevens oprichter van ORGA, na bijna 5 decennia zijn functie neerlegt, wil het managementteam nu alvast verkennen hoe de organisatie deze grote verandering kan opvangen. Onderdeel van dat onderzoek is een kennismaking met Holacracy. Wel met enige scepsis, want in de ogen van enkele MT-leden is Holacracy een te strak keurslijf.

Aanpak

Jasper Rienstra verkent in zogeheten kraaiennest-sessies met het MT of Holacracy past bij ORGA. Hij schetst de gevraagde investering, de mogelijke opbrengst, maar ook de valkuilen. Om alvast te oefenen, nemen ze gezamenlijk de taken van de huidige directeur onder de loep en verdelen deze in meerdere rollen en cirkels. Ook maakt Jasper de meespelende patronen in de onderstroom, de verhoudingen en de verwachtingen in het MT expliciet. Wat confronterend is, maar ook lucht geeft.

“Jasper heeft ons een spiegel voorgehouden, dingen blootgelegd en eerlijk advies gegeven. Holacracy is geen vrijblijvend proeverijtje. Wat wel direct veel ruimte gaf, was het scheiden van het werk van de persoon. Ook het aannemen van besluiten als er geen grondig, getoetst bezwaar aanwezig is, beviel ons.

We voelen nu de bereidheid om verder te onderzoeken of we Holacracy in z’n geheel willen toepassen. Het is wel echt anders dan we gewend zijn. Ons bedrijf is gegroeid op basis van warme verbinding tussen mensen, dat stuk willen we behouden.

- Herman Doornhein, Manager Operations & Business Support Desk ORGA

Wat is er veranderd?

ORGA heeft nu een goed geïnformeerd MT dat Holacracy heeft ervaren en realistisch is over de potentie én de pijn die het met zich mee zal brengen.

 

De makers van de verandering zijn:

  • Jasper Rienstra | Synnervate
  • Herman Doornhein | ORGA

 

Meer flexibiliteit, minder vergaderen

Individuele heldendaden

Aan betrokkenheid geen gebrek bij waterschap De Dommel, waar 400 medewerkers zorgen voor schoon, veilig en voldoende drinkwater. De organisatie staat bekend als ondernemend en innovatief. Het nemen van besluiten en inspelen op nieuwe ontwikkelingen kost echter met het huidige besturingssysteem té veel tijd en energie. Er wordt vaak gezocht naar consensus (in Spiral Dynamics-termen: groen). De neiging bestaat álle beslissingen samen te nemen en bijvoorbeeld voor de zekerheid iederéén te cc-en (doorgeschoten groen). Medewerkers uiten hun ontevredenheid over het gebrek aan daadkracht (rood) en discipline (blauw). Ook het MT heeft lange vergaderingen met overvolle agenda’s. Iedereen heeft het gevoel ‘steeds te weinig tijd’ te hebben en nauwelijks toe te komen aan de fundamentele zaken. Sterker nog: er is een voortdurend appèl op individuele heldendaden om de zaken te redden. Waterschap De Dommel benadert Synnervate met de vraag eerst op kleine schaal ervaring op te doen met Holacracy®, om daarna een besluit te kunnen nemen voor de gehele organisatie.

Aanpak

Bijna een jaar lang functioneert een team, vlak onder het MT, als holacratische cirkel. Er wordt gewerkt volgens de principes van Holacracy®: duidelijke taakverdeling, discipline als onderdeel van volwassen gedrag, helder onderscheid tussen rol- en werkoverleg. Waterschap De Dommel is daarmee in 2014 een van de eerste overheidsorganisaties in Nederland (en wereldwijd) die ervaring opdoet met het werken volgens Holacracy. Synnervate begeleidt het proces. De pilot maakt veel los:

“We zijn meer rolbewust gaan handelen en we hebben een grote sprong gemaakt in helderheid. Er zijn nu duidelijke rollen en minder rollen die ‘verspreid’ zijn over meerdere personen. Het werk wordt daardoor behapbaarder en uitvoerbaarder.”

- deelnemer pilot

“Spanning als brandstof wérkt. De spanning komt op tafel, het werkt bevrijdend. Vroeger had ik nog weleens de neiging om de spanning toch maar voor mezelf te houden. Resultaat nu: een vrij gevoel, gemakkelijk, ontspannen.”

- deelnemer pilot

“Je gaat erover of je gaat er niet over, dus niet meer dat iedereen overal zijn mening over moet geven, overal zijn plasje over moet doen.”

- deelnemer pilot

Na de pilot overweegt Waterschap De Dommel om Holacracy® in te voeren voor de gehele organisatie. Daartoe start in 2016 een tweede pilot: het MT als holacratische cirkel. Jasper Rienstra begeleidt het proces en vraagt o.a. de nieuwe secretaris-directeur haar handtekening te zetten onder de Holacracy Constitutie. Na zes maanden zijn de MT-leden enthousiast:

“Met Holacracy kunnen we sneller & flexibeler inspelen op veranderingen. Het biedt nieuwe kansen: kiezen voor eenvoud; minder impliciet, meer expliciet; meer in het doen komen, wat minder in het denken.’ ”

- deelnemer pilot

“Het werkt ontspannend als je je realiseert dat je niet alles zelf hoeft te doen, maar ook kunt verwijzen naar andere rollen.”

- deelnemer pilot

“De focus op waar het werkelijk om gaat: de purpose, de bedoeling. Hiermee ontstaat de behoefte aan vertragen: stilstaan, op ‘de plek van de moeite’ blijven.”

- deelnemer pilot

Change

Dankzij de pilots kan de Lead Link eind 2016 een gedegen beslissing maken over het invoeren van Holacracy® voor de gehele organisatie. Eraan proeven maakte enthousiast. De ervaring heeft echter ook geleerd dat Holacracy® een radicale manier van besturen is, die niet ‘naast’ bestaande structuren functioneert. Implementeren nu zou teveel tijd en energie van iedereen vergen. In overleg met Synnervate besluit Waterschap De Dommel daarom om voorlopig de oversteek nog niet te maken.

De makers van deze verandering zijn:

  • Antje Dekker | Waterschap De Dommel
  • Jasper Rienstra | Synnervate

Nieuwe energie dankzij Holacracy®

Jezelf zijn op het werk

NRG Circles levert hoogwaardige hogedrukafsluiters voor de olie- en gassector. Directeur Raëma de Lange ziet hoe snel de markt verandert en voelt de noodzaak daar adequaat op in te spelen. Hij verwacht volwassen ondernemerschap van alle werknemers en wil dat ze flexibel en snel sub-ondernemingen gaan starten. Tegelijkertijd hecht Raëma veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling en openheid; mensen moeten volledig zichzelf kunnen zijn, ook op het werk.

Aanpak

Jasper Rienstra start het verandertraject in oktober 2016 met de ondertekening van de Holacracy Constitutie en het ophangen ervan in A0-formaat op een prominente plaats in het kantoor. Er komt een nieuwe overlegstructuur: iedere week een Tactical Meeting en eens per twee weken een Governance Meeting. Al in de eerste maanden komt er veel op tafel, o.a. de verwachtingen die iedereen van elkaar heeft. Jasper faciliteert de openheid om spanningen te benoemen en op een respectvolle manier af te handelen. Voorheen was dat moeilijk omdat er geen ‘route’ voor was. De cultuur was er één van een warme familie waar iedereen deel van uitmaakte. Onderscheid leren maken tussen soul en role blijkt erg verhelderend.

Het bewustzijnsniveau in ons werk is aanzienlijk verhoogd. We hebben alles teruggebracht naar rollen en de autoriteit daarvan. Dat heeft veel impact gehad. De belangrijkste verandering is het doorbreken van het oude mechanisme waarin ik toch stiekem het baasje ben en mensen dingen bij mij neerlegden. Die rolverdeling is er niet meer. Nu zit ik soms bij een meeting en denk: ben ik nog ergens voor nodig? Dat is best even wennen! Maar de mentaliteit, de openheid die er nu is, is bijna magisch.

- Raëma de Lange, NRG Circles

Change

Terwijl veel bedrijven in de olie- en gassector het moeilijk hebben, o.a. vanwege de lage olieprijs, groeit NRG Circles. Er zijn stevige partnerships gesmeed,  opdrachtgevers roemen de warme service van het bedrijf en de medewerkers ontwikkelen zich. Er is veel meer energie, op verschillende niveaus, beschikbaar.

Ook is er een nieuw bedrijf opgericht dat potentiële partners of klanten helpt om hun organisatie te vitaliseren. Kostenloos. Het doel is om samen meer zakelijk gezonde én duurzame successen te behalen.

NRG Circles inspireert anderen. Zo wil het management van de fabriek in Manchester met een afvaardiging op bezoek komen, met als vraag: wat kunnen we van jullie leren?

Hoe gaat het nu?

Het team van NRG Circles werkt met plezier volgens de spelregels en structuur van Holacracy®. Zelfsturing en ondernemen zijn de norm geworden, net als het benoemen van spanningen. De purpose; Speed up the transition of the O&G industry towards a more people and purpose-driven business, leidt tot veel nieuwe initiatieven en kansen voor de organisatie.

Begin 2020 waren Jasper Rienstra en Raëma de Lange samen te gast in het radioprogramma ‘Let’s talk business’. Samen vertellen ze aan Fabienne de Vries welke obstakels ze tegen kwamen tijdens het leren werken met Holacracy, en hoe het voelt om in zo’n sterke purpose-driven organisatie te werken. De radiouitzending is te beluisteren als podcast.

Wat is jullie natuurlijke volgende stap?

Oriëntatiegesprek Neem contact op

In 60 min de samenwerking verkennen