Thema: Holacracy®

Rotterdams bedrijf start met Holacracy

Orga maakt helikopterdekverlichting, obstructiemarkering voor o.a. windturbines, navigatiehulpmiddelen en remote power supply systemen. De 175-koppige crew werkt vanuit acht verschillende landen aan hoogwaardige en technologisch zeer geavanceerde producten voor de beveiliging van mensen, objecten en het milieu. Patricia Voorwald‑Snijder werkt al dertig jaar bij Orga. Ze groeide mee met de ontwikkeling van de organisatie, en is nauw betrokken bij de implementatie van Holacracy. In elf maanden tijd leerde de organisatie stap voor stap werken volgens dit besturingsmodel. Een intens traject, dat in het begin ongemakkelijk was voor iedereen.

“In de eerste vergadering dachten we ‘dit kan toch helemaal niet efficiënter zijn?’. De strakke vorm was flink wennen. Maar als je dan vergadering na vergadering precies krijgt wat je nodig hebt, en ook weet wat je van wie mag verwachten, veranderen die gedachten naar ‘dit gaat lekker.’ De helderheid die het spreken vanuit rollen oplevert, gaf zoveel rust. Ook de stapsgewijze introductie van Holacracy heeft ons erg geholpen. We hadden gehoord dat je een big bang moest doen, maar daar zagen wij als een berg tegenop. Op deze manier, steeds een nieuw stukje, was het goed te doen.”

Aanpak

Jasper Rienstra en Nick Osborne begeleiden de modulaire adoptie van Holacracy bij Orga. Eerst onderzoeken zij in een aantal readiness surveys welke onderdelen van Orga er klaar voor zijn om met Holacracy te beginnen.

Het adoptieproces wordt vervolgens opgedeeld in periodes van 3 maanden, waarin steeds een nieuw onderdeel van Holacracy geïntroduceerd wordt. Zo ligt de nadruk in de eerste drie maanden op het werken met rollen en het vormen van cirkels, en komt ook het benoemen en verwerken van spanningen aan de orde. De structuur van het werkoverleg wordt pas in de 4e maand geïntroduceerd. De begeleiding die de Holacracy-coaches bieden bestaat uit:

1. Zelforganisatie-adoptie

• directe coaching van de interne Self Organisation Coach van elke cirkel
• een maandelijkse workshop per cirkel
• begeleiding van Holacracy overleggen
• voortgangsmeting
• dynamisch sturen van de zelforganisatie-adoptie-planning per cirkel
• open Q&A’s

2. Professionele ontwikkeling van de medewerkers

• online training voor kernrollen
• online training van nieuwe Holacracy-spelregels en gewoontes
• interne Holacracy Practitioner Training
• Powershift coaching
• workshops naar behoefte

Jasper en Nick delen ook de Holacracy Roadmap, waarin momenten van terugslag in kaart zijn gebracht, die te verwachten zijn bij het doorlopen van het adoptieproces. – Holacracy Roadmap

Opbrengst

Orga is als organisatie beter in staat zich aan te passen aan de ontwikkelingen in de markt. Medewerkers zijn autonomer dan voorheen en de bedrijfscultuur meer open, met steeds meer ruimte voor ieders professionaliteit en talent.

“Er heeft echt een powershift plaatsgevonden. Medewerkers hebben nu autoriteit, wij zijn opgeschoven van managers naar coaches. Het was spannend de oude patronen los te laten, ook omdat we al jaren met een heel hecht team werken, dat gewend was om op basis van consensus beslissingen te maken. Zonder externe coaches hadden we dit nooit gekund. Los van alle nieuwe kennis en workshops zijn er genoeg momenten waarop je denkt: ‘Hoe doe ik dit nu? Ik heb heel veel gereedschappen, maar welke zet ik in?’ We hebben best wel even gezocht naar externe coaches, en hebben heel fijn gewerkt met Jasper en Nick. Ze hebben ons stap voor stap leren oefenen.”

Nog niet iedereen binnen Orga spreekt de Holacracy-taal, omdat de adoptie is begonnen met een kleine groep. Patricia organiseert zelf als coach interne Q&A-sessies om daar verandering in aan te brengen. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het betrekken van alle 175 medewerkers. Dat de adoptie door corona noodgedwongen voornamelijk online plaatsvond, is een voordeel gebleken. Medewerkers uit Maleisië volgen nu ook de workshops en tribe spacesessies.

Holacracy is ook direct toegepast bij de aankoop van het IP (ontwerp- en intellectuele eigendomsrechten) van een Amerikaans bedrijf. Een nieuwe rol, Integratie, onderzocht de mogelijkheden. Wat kunnen we met de kennis die we nu in handen hebben? Inmiddels produceert Orga vanuit Houston navigatiehulpmiddelen, met lokale middelen en mensen. De nieuwe rol wordt weer opgeheven als de integratie voltooid is.

Klanten hebben ondertussen niets gemerkt van het adoptieproces en de vele interne veranderingen bij Orga. Sterker nog, volgens Patricia hebben zij direct baat bij de toegenomen interne helderheid en kalmte, waardoor de aandacht nu nog meer op kwaliteit en relaties gericht is.

Wisseling van de wacht

ORGA werkt met een 200-koppige crew vanuit acht verschillende landen aan hoogwaardige en technologisch zeer geavanceerde producten voor beveiliging van mensen, objecten en het milieu. Denk aan helikopter-deks op boorplatformen, explosion proof touch screens en markering van windmolens en hoge torens. Omdat binnenkort de directeur, tevens oprichter van ORGA, na bijna 5 decennia zijn functie neerlegt, wil het managementteam nu alvast verkennen hoe de organisatie deze grote verandering kan opvangen. Onderdeel van dat onderzoek is een kennismaking met Holacracy. Wel met enige scepsis, want in de ogen van enkele MT-leden is Holacracy een te strak keurslijf.

Aanpak

Jasper Rienstra verkent in zogeheten kraaiennest-sessies met het MT of Holacracy past bij ORGA. Hij schetst de gevraagde investering, de mogelijke opbrengst, maar ook de valkuilen. Om alvast te oefenen, nemen ze gezamenlijk de taken van de huidige directeur onder de loep en verdelen deze in meerdere rollen en cirkels. Ook maakt Jasper de meespelende patronen in de onderstroom, de verhoudingen en de verwachtingen in het MT expliciet. Wat confronterend is, maar ook lucht geeft.

“Jasper heeft ons een spiegel voorgehouden, dingen blootgelegd en eerlijk advies gegeven. Holacracy is geen vrijblijvend proeverijtje. Wat wel direct veel ruimte gaf, was het scheiden van het werk van de persoon. Ook het aannemen van besluiten als er geen grondig, getoetst bezwaar aanwezig is, beviel ons.

We voelen nu de bereidheid om verder te onderzoeken of we Holacracy in z’n geheel willen toepassen. Het is wel echt anders dan we gewend zijn. Ons bedrijf is gegroeid op basis van warme verbinding tussen mensen, dat stuk willen we behouden.”

Wat is er veranderd?

ORGA heeft nu een goed geïnformeerd MT dat Holacracy heeft ervaren en realistisch is over de potentie én de pijn die het met zich mee zal brengen.

 

De makers van de verandering zijn:

• Jasper Rienstra | Synnervate
• Herman Doornhein | ORGA

 

Individuele heldendaden

Aan betrokkenheid geen gebrek bij waterschap De Dommel, waar 400 medewerkers zorgen voor schoon, veilig en voldoende drinkwater. De organisatie staat bekend als ondernemend en innovatief. Het nemen van besluiten en inspelen op nieuwe ontwikkelingen kost echter met het huidige besturingssysteem té veel tijd en energie. Er wordt vaak gezocht naar consensus (in Spiral Dynamics-termen: groen). De neiging bestaat álle beslissingen samen te nemen en bijvoorbeeld voor de zekerheid iederéén te cc-en (doorgeschoten groen). Medewerkers uiten hun ontevredenheid over het gebrek aan daadkracht (rood) en discipline (blauw). Ook het MT heeft lange vergaderingen met overvolle agenda’s. Iedereen heeft het gevoel ‘steeds te weinig tijd’ te hebben en nauwelijks toe te komen aan de fundamentele zaken. Sterker nog: er is een voortdurend appèl op individuele heldendaden om de zaken te redden. Waterschap De Dommel benadert Synnervate met de vraag eerst op kleine schaal ervaring op te doen met Holacracy®, om daarna een besluit te kunnen nemen voor de gehele organisatie.

Aanpak

Bijna een jaar lang functioneert een team, vlak onder het MT, als holacratische cirkel. Er wordt gewerkt volgens de principes van Holacracy®: duidelijke taakverdeling, discipline als onderdeel van volwassen gedrag, helder onderscheid tussen rol- en werkoverleg. Waterschap De Dommel is daarmee in 2014 een van de eerste overheidsorganisaties in Nederland (en wereldwijd) die ervaring opdoet met het werken volgens Holacracy. Synnervate begeleidt het proces. De pilot maakt veel los:

“We zijn meer rolbewust gaan handelen en we hebben een grote sprong gemaakt in helderheid. Er zijn nu duidelijke rollen en minder rollen die ‘verspreid’ zijn over meerdere personen. Het werk wordt daardoor behapbaarder en uitvoerbaarder.”

“Spanning als brandstof wérkt. De spanning komt op tafel, het werkt bevrijdend. Vroeger had ik nog weleens de neiging om de spanning toch maar voor mezelf te houden. Resultaat nu: een vrij gevoel, gemakkelijk, ontspannen.”

“Je gaat erover of je gaat er niet over, dus niet meer dat iedereen overal zijn mening over moet geven, overal zijn plasje over moet doen.”

Na de pilot overweegt Waterschap De Dommel om Holacracy® in te voeren voor de gehele organisatie. Daartoe start in 2016 een tweede pilot: het MT als holacratische cirkel. Jasper Rienstra begeleidt het proces en vraagt o.a. de nieuwe secretaris-directeur haar handtekening te zetten onder de Holacracy Constitutie. Na zes maanden zijn de MT-leden enthousiast:

“Met Holacracy kunnen we sneller & flexibeler inspelen op veranderingen. Het biedt nieuwe kansen: kiezen voor eenvoud; minder impliciet, meer expliciet; meer in het doen komen, wat minder in het denken.’ ”

“Het werkt ontspannend als je je realiseert dat je niet alles zelf hoeft te doen, maar ook kunt verwijzen naar andere rollen.”

“De focus op waar het werkelijk om gaat: de purpose, de bedoeling. Hiermee ontstaat de behoefte aan vertragen: stilstaan, op ‘de plek van de moeite’ blijven.”

Change

Dankzij de pilots kan de Lead Link eind 2016 een gedegen beslissing maken over het invoeren van Holacracy® voor de gehele organisatie. Eraan proeven maakte enthousiast. De ervaring heeft echter ook geleerd dat Holacracy® een radicale manier van besturen is, die niet ‘naast’ bestaande structuren functioneert. Implementeren nu zou teveel tijd en energie van iedereen vergen. In overleg met Synnervate besluit Waterschap De Dommel daarom om voorlopig de oversteek nog niet te maken.

De makers van deze verandering zijn:

• Antje Dekker | Waterschap De Dommel
• Jasper Rienstra | Synnervate